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<body bgcolor="#FFFFFF" text="#000000" align="left" class="text09">
<p align="left">Als IT Systemhaus betreuen wir PC Server und ihre Infrastruktur. Wir sind Spezialist auf dem Gebiet Client Server Netzwerke mit Microsoft Windows Server 2000 / 2003 mit Erweiterungen Microsoft Exchange Server Microsoft SQL Server oder als Terminal Server mit oder ohne Citrix Metaframe / Presentation Server. Wir betreuen die DATEV Umgebung ( Rechnungswesen REWE, Steuer Programme, Lohn + Gehalt LODAS ) von Steuerberaterung und Wirtschaftsprüfern sowie Anwalts kanzleien und halten Sie mit Updates auf den aktuellen Stand ( DATEV Systempartner ). Wir beraten sie bei neuanschaffungen und helfen Ihnen bei der Migration auf neue Software generationen. Als computerbauerASP betreiben wir ein Rechenzentrum RZ und bieten ihnen mittels Application Service Provider Providing ( ASP ) IT Outsourcing zu fixen und günsitgen Preisen. Wir beraten Sie bei der Anschaffung von Dokumenten Management Systemen DMS wie ELO professional enterprise oder Saperion.Wir zertifizieren Ihr DMS ( Zertifikat Revisionssicherheit ). Wir implementieren Customer Relationship Management CRM oder ERP Software. Wir unterstützen Sie bei der Integration von DATEVnet DATEVvpn und DATEVasp. Wir schützen Ihr Netzwerk mit Firewalls und Proxys, bieten Ihnen die Möglichkeit untervegs via Internet VPN / UMTS / GPRS / ISDN mobil mit dem Notebool zu arbeiten, mit Handy Blueberry oder via Outlook Web Access ihre eMails zu empfangen. Wir bieten Jobs in allen Tätigkeitsbereichen und bilden junge engagierte Menschen zum IT Systemelektroniker aus. Als IT Systemhaus betreuen wir PC Server und ihre Infrastruktur. Wir sind Spezialist auf dem Gebiet Client Server Netzwerke mit Microsoft Windows Server 2000 / 2003 mit Erweiterungen Microsoft Exchange Server Microsoft SQL Server oder als Terminal Server mit oder ohne Citrix Metaframe / Presentation Server. Wir betreuen die DATEV Umgebung ( Rechnungswesen REWE, Steuer Programme, Lohn + Gehalt LODAS ) von Steuerberaterung und Wirtschaftsprüfern sowie Anwalts kanzleien und halten Sie mit Updates auf den aktuellen Stand ( DATEV Systempartner ). Wir beraten sie bei neuanschaffungen und helfen Ihnen bei der Migration auf neue Software generationen. Als computerbauerASP betreiben wir ein Rechenzentrum RZ und bieten ihnen mittels Application Service Provider Providing ( ASP ) IT Outsourcing zu fixen und günsitgen Preisen. Wir beraten Sie bei der Anschaffung von Dokumenten Management Systemen DMS wie ELO professional enterprise oder Saperion. Wir zertifizieren Ihr DMS ( Zertifikat Revisionssicherheit ). Wir implementieren Customer Relationship Management CRM oder ERP Software. Wir unterstützen Sie bei der Integration von DATEVnet DATEVvpn und DATEVasp. Wir schützen Ihr Netzwerk mit Firewalls und Proxys, bieten Ihnen die Möglichkeit untervegs via Internet VPN / UMTS / GPRS / ISDN mobil mit dem Notebool zu arbeiten, mit Handy Blueberry oder via Outlook Web Access ihre eMails zu empfangen. Wir bieten Jobs in allen Tätigkeitsbereichen und bilden junge engagierte Menschen zum IT Systemelektroniker aus. Endlich Ruhe...
Geniessen Sie mit computerbauerASP die Vorzüge eines vollkommen 'geräuschlosen Arbeitsplatzes'. Wir setzen auf ThinClients von Hewlett Packard mit Microsoft Windows XPe. Durch die flexible Architektur lassen sich die klassischen Vorteile eines ThinClients ohne die sonst üblichen Einschränkungen verbinden. wer sind wir?
Unsere Aufgabe Ihr Ziel Die Computer Bauer ASP Services GmbH ist ein Tochterunternehmen der Computer Bauer GmbH, die schon seit vielen Jahren erfolgreich als IT-Systemhaus am Markt agiert. Das umfangreiche IT-Know-how, spezialisiert auf die Bedürfnisse der steuerberatenden Berufe, der Computer Bauer GmbH wird heute in rund 100 Kanzleien und mittelständischen Unternehmen im gesamten Bundesgebiet intensiv genutzt und betreut über 500 Arbeitsplätze im First- und Second Level Support. Aus diesem umfangreichen Know-how ist die Computer Bauer ASP Services GmbH entstanden. Wir konzentrieren uns auf die Entwicklung und Implementierung von ganzheitlichen ASP Dienst-leistungen sowie von spezialisierten Business-on-demand Diensten. im netzwerk mit computerbauer
Durch die Verknüpfung der beiden Unternehmen profitieren wir aus den praxisnahen Erfahrungen eines fest am Markt plazierten IT-Systemhauses. - Outsourcing - die services von computerbauerASP Als Application Service Provider (ASP) übernehmen wir das komplette Management Ihrer EDV. Für Sie hat das viele Vorteile: Wir halten die benötigte Software auf dem aktuellen Stand, Sie greifen über eine sichere Verbindung auf Ihre Programme und Daten zu, die zentral auf einem Server der Computer Bauer ASP Services liegen, von Ab sofort müssen Sie sich weder mit Programm-Updates noch mit unterschiedlichem Datenstand durch Außendienseinsätze beschäftigen. Die Sicherung Ihrer Daten läuft automatisch regelmäßig und wird von unseren Experten überwacht. Sie gewinnen Zeit, sich wieder auf Ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren.
asp - warum?
freiheit
Entlastung von EDV-Aufgaben, Konzentration auf das Kerngeschäft Unabhängig von immer kürzeren Lebenszyklen von Hardware und Software First Level Support durch das Know-how von computerbauer und computerbauerASP
sicherheit Gewährleistung höchstmöglicher Verfügbarkeit, Daten- und Ausfallsicherheit Technologisch immer up-to-date, alle Sicherheitsstandards voll genutzt
mobilität Mobilität durch Online-Zugriff auf Ihre Daten über eine sichere Datenleitung
kosten
Geringe Investitionskosten Planungssicherheit und gute Kostenkontrolle durch mehr Transparenz Modernes IT-Outsourcing
möglichkeiten
mobiles arbeiten - immer und überall
Anbindung Kanzlei-externer Arbeitsplätze über DSL / ISDN / UMTS / GPRS Datensicherheit auch bei Außendiensteinsätzen Keine ungewollte Redundanz der Dateien Kein Datenabgleich erforderlich
nutzen sie ihre IT ohne stress und lästige EDV-aufgaben Hohe Sicherheit duch geschlossenes Netzwerk Gesicherter Internetzugang Sicherheitspatches und Virenscanner e-mail Abwicklung über Microsoft Exchange Server 2003 Gemeinsamer Terminkalender für Ihre Mitarbeiter Geringe Hardware-Anforderungen an die PC-Arbeitsplätze
fixe kalkulierbare kosten
Kosten gestaffelt je Arbeitsplatz Planungssicherheit durch gleichbleibende monatliche Kosten
mobilität Mit den ASP Services von computerbauerASP profitieren Sie mehrfach. Ihre Mitarbeiter sind mobil und müssen zugleich nicht auf die gewohnten Buchhaltungs/Steuer-Programme, Microsoft Office oder Outlook/Exchange verzichten. So vernetzen Sie die gesamte Kanzlei, ganz gleich wo sich Ihre Mitarbeiter aufhalten. Autorisierte Mitarbeiter greifen über DSL oder per UMTS- oder GPRS-Karte problemlos auf die Daten und Programme in unserem Rechenzentrum zu, von zuhause, vom Kunden/Mandanten, aus Niederlassungen, von unterwegs. computerbauerASP bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, von unterwegs auf Ihre Daten zuzugreifen:über DSL (im gesicherten verschlüsselten Tunnel) über GPRS oder UMTS (direkt im geschlossenen Netzwerk)
Sprechen Sie mit unseren Beratern über die Möglichkeiten für Ihr mobiles Arbeiten - ganz gleich, ob Sie gerade im Büro, im Außendienst oder im HomeOffice sind. dezentrale arbeitsplätze wachsen zusammen
sicherheit Datensicherung Die gesamte Geschäftswelt basiert auf Informationen. Die Mengen und Werte der Informationen und Daten, die auf PCs und Servern abgelegt sind, sind noch nie größer gewesen als heute. Eine lückenlose und vollständige Datensicherung ist für jedes Unternehmen von höchster Priorität. computerbauerASP übernimmt für Sie die allabendliche Datensicherung (Montag-Freitag), überprüft die zughörigen Auftragsprotokolle und überprüft in die testweise Rücksicherung der Daten auf Fehlerfreiheit. Wir übernehmen den Wechsel der Medien sowie die geschützte und fachgerechte Lagerung. Datensicherheit
Firewall computerbauerASP Ausfallsicherheit Durch die Zentralisierung der Server-Infrastruktur muss höchste Ausfall-sicherheit gewährleistet werden. Das computerbauerASP Rechenzentrum ist durch batterie- und aggregat-gestützte Stromversorgungen abgesichert. Alle systemkritischen Komponenten sind redundant implementiert und werden im Fehlerfall während des Betriebs getauscht. M"net als unserer kompetenter Service Provider für die Anbindung ihres Unternehmens garantiert 99,99% Verfügbarkeit der Verbindung. Alle Programme und Daten werden vollständig aus der IT-Infrastruktur des computerbauerASP Rechenzentrums bezogen. Der Zugriff der Mitarbeiter eines Unternehmens auf die Server von computerbauerASP erfolgt aus-schließlich über verschlüsselte Tunnel im geschlos-senen Netzwerk (M"net). Mobiler Zugriff der Mitarbeiter kann ausschließlich über mehrfach verschlüsselte VPN-Tunnel, deren Authentifizierung durch Zertifikate zusätzlich geschützt ist.
Von Aussen ist das Rechenzentrum ist durch ein umfangreiches und mehrstufiges Firewall-System geschützt. Serverbasierende, automatische Verteilung von Updates und selbstlernende Virenscanner schützen das Netzwerk und seine Benutzer zusätzlich von innen. kosten Umfangreiche Hardware-Investitionen werden quasi überflüssig, da die Anforderungen im ASP-Betrieb deutlich geringer sind. Gleichzeitig nutzen Sie unseren professionellen Support der Computer Bauer ASP Services. Und das zu besonders günsigen Konditionen: Ihre EDV-Kosten werden endlich planbar und sind monatlich fix kalkuliert. Preisrechner ONLINE total mobil Über UMTS- oder GPRS-Card bekommen Sie direkten Zugang zum computerbauerASP schon ab 2,00€ pro Stunde (bei Einsatz einer Vodafone TimeXXL-Card für 30 Stunden monatlich, zzgl. MwSt.) voraussetzungen ethernet-verkabelung In Ihrer Kanzlei sollte bereits eine Ethernet-Netzwerkverkabelung mindestens nach dem Category5-Standard für 100BaseT vorhanden sein. Optimal wäre es ebenfalls wenn alle PCs mit hochwertigen Netzwerkkarten sowie das Netzwerk mit hochwertigen aktiven Komponenten (Switches) ausgestattet sind. TCP/IP ist erforderlich. Mnet-DSL Zur Anbindung Ihrer Kanzlei an computerbauerASP ist die Verfügbarkeit von M"Net-DSL Festverbindung erforderlich. Sollte M"Net-DSL an Ihrem Standort nicht verfügbar sein, können wir Ihr Unternehmen auch über andere Service-Provider anbinden. druckumgebung Um eine funktionsfähige und stabile Druckumgebung zu Gewährleisten werden nur Hewlett Packard Laserdrucker unterstützt. Die Einbindung von Geräten anderer Hersteller kann im Betrieb zu Problemen fürhen und muss im Vorfeld geprüft und mit computerbauerASP abgestimmt werden. arbeitsplätze Technisch fehlerfreier PC mit funktionsfähiger Installation des Betriebssystems (Windows 98, Windows ME, Windows 2000, Windows XP).
Alternativ können auch vorhandene ThinClients weiterverwendet werden. Gerne stehen wir und computerbauer Ihnen bei der Vorbereitung Ihrer Kanzlei zur Verfügung. Quantitativer und qualitativer Nutzen Das Nutzenpotenzial von Dokumentenmanagementsystemen wird seit geraumer Zeit nicht mehr in Frage gestellt. Produktivitätssteigerungen >10% sind ohne weiteres erreichbar. Bei Einsatz von ELO als DMS liegt die Amortisationszeit regelmäßig bei 6 bis 24 Monaten. Qualitativer Nutzen Gerade die qualitativen Nutzenaspekte unterstützen Unternehmen maßgeblich bei der Erreichung Ihrer strategischen Zielsetzungen. Wichtige Vorteile können dabei sein: Umfassende Auskunftsbereitschaft; Verbesserter Kundenservice in der Anfragenbearbeitung Reduzierung von Liegezeiten, während derer Vorgänge unbearbeitet bleiben
Verbesserte Dokumentensicherheit Verbesserung des Servicegrads, höhere Kundenbindung Reduzierung von Risiken aus Fehlablagen, verlorenen Dokumenten, unvollständigen oder nicht auffindbaren Akten oder nicht gesicherten Beständen GoBs- und AO-konforme Archivierung Bessere Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Vorgängen Quantitativer Nutzen Kosten bei Bearbeitung und Ablage in Papierform: Ablagekosten pro Dokument zwischen 0,30€ und 1,00€. Recherchekosten pro Beleg/Vorgang zwischen 0,35€ und 20,00€. sortieren und ablegen, abh. von Stundensatz und Ablageform (Loseblattsammlung, Ordner, Hefter) je nach Stundensatz und Ablageort (Schreibtisch, Abteilungsablage, Archiv) Einsparungspotenziale mit ELO bei Büroarbeitsplatzen: schnellere Ablage und Recherche 25% - 40% Reduzierung von Archivflächen 50% - 80% Verkürzung der Durchlaufzeiten 30% - 90%
Reduzierung von Routinearbeiten 30% - 40% prinzip Scannen | Postbox Alle Akten, eingehende (Tages-) Post, originale Bescheide, Urkunden, etc. werden mit Hilfe eines Scanners digitalisiert. Gescannte Dokumente werden als (unter umständen) mehrseitige Bilddateien im TIF-Format gespeichert und können nicht bearbeitet werden. Andere Dateien wie z.B. Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Visio, usw... können über die sogenannte Postbox in das DMS übergeben werden. Diese Dokumente werden im originären Dateiformat (DOC, XLS...) gespeichert. Verschlagworten Mit der Vergabe von Keywords (Verschlagwortung) werden Informationen, wie z. B. der Autor des Dokuments, Kunde oder Geschäftspartner, Rechnungsnummer oder Dokumenteninhalt, als Stichworte der Datei beigefügt. Die Verschalgwortung erfolgt über Ablagemasken. Diese Dialoge können frei erstellt werden und unter anderem auch mit Pflichfeldern und Stichwortlisten belegt werden. Mit Hilfe der Verschlagwortung werden bei einer Suche schnelle und genaue Ergebnisse erzielt. Verteilen Im DMS steht jedem Benutzer eine Postbox sowie ein Aufgabenbereich zur Verfügung, an die Dokumente und Dateien geschickt werden können. Auf diesem Weg findet jedes Dokument seinen Bearbeiter und umgekehrt. Die Verteilung der Dokumente kann manuell, automatisiert per Script oder automatisch über einen WorkFlow erfolgen.
Ablegen | Archivieren Das Ablegen der Dokumente im DMS erfolgt strukturiert nach dem Schrank>Ordner>Register>Register Prinzip. Sortiert nach Abteilungen, Bearbeiter, Ressort, Kunden oder Eingangs-Datum lassen sich so verschiedene elektronische Archive aufbauen und mit Dokumenten füllen. abgelegte Dokumente sind bei entsprechender Rechte-vergabe nicht veränder- und löschbar (Revisionssicher). Eine Versionskontrolle ermöglicht eine beliebig häufige Veränderung des Dokuments. Das unveränderte Original bleibt erhalten und wird durch die verschiedenen Versionen ergänzt (Versionierung). Auschecken | Bearbeiten | Einchecken Im Archiv abgelegte Dokumente müssen durch den Bearbeiter ausgecheckt werden. Ausgecheckte Dokumente werden im Archiv mit einem Sperreintrag versehen und können durch keinen weiteren Bearbeiter ausgecheckt werden.
Nach dem ändern des Dokuments checkt der Bearbeiter dieses wieder ein. Im Archiv wird dabei eine neue Version des Elements erstellt welches der Bearbeiter mit einem Versionskommentar versehen kann. Jede beliebige Version eines Dokuments ist sofort reproduzierbar und kann als Arbeitsversion verwendet werden. Workflow Viele Wege, die ein Dokument im Unternehmen geht, lassen sich mit einem DMS automatisieren. Durch AdHoc- oder vorgegebene Workflows lassen sich z.B. Eingangsrechnungen nach dem Scannen automatisch an den jeweiligen Sachbearbeiter, danach an einen Entscheider und zum Schluss an die Buchhaltung weiterleiten. Die eingebundenen Benutzer haben dann jeweils die im Workflow vorgegebenen Möglichkeiten z.B. weitergabe an den nächsten Mitarbeiter oder zurückweisen z.B. Aufgrund von Fehlern. Für jede zu durchlaufende Station lassen sich maximale Verweildauern angeben. Der Workflow wird protokolliert wodurch dessen Status auch nach Abschluß jederzeit Abrufbar ist.
technik ELO Server Beim ELO-Server handelt es sich um einen Standard Windows 2000 oder 2003 – Server. In der Regel werden auf diesem sowohl die Datenbank (MS SQL oder Oracle), als auch das Dokumentenarchiv gehalten. Alle Dokumente werden in Ihrem ursprünglichen Dateiformat abgespeichert (also z.B. Word-Dokumente als *.doc). Als ELO-Server kann auch ein bereits bestehender File-Server weiter verwendet werden. Der ELO-Server sollte auf Sicherheit optimiert sein. Mindestanforderungen werden durch die verwendete Datenbanksoftware vorgegeben. (MS SQL oder Oracle). ELO Client Der ELO Client ist ein Modul, das an jedem Arbeitsplatz eingerichtet wird. Die Anforderungen an die Hardware sind sehr niedrig. Jeder PC, auf dem MS Word läuft, kommt auch mit dem ELO Client klar. Der Client ist voll Terminalserver-tauglich. Der ELO-Client stellt die Ablagestrukturen in einer Explorer-ähnlichen Ansicht dar. Das Prinzip „Ablage in Schränken, Ordnern, Registern, Unterregistern“ erlaubt es auch dem nicht so EDV-versierten Sachbearbeiter, sich schnell in das Dokumenten-Management einzugewöhnen. ELO Volltext Das ELO Volltext-Modul ist eine leistungsfähige OCR-Software, die eine Volltextindexierung und –Recherche der in ELO archivierten Dokumente erlaubt. ELO Internetgateway ELO verfügt über einen leistungsstarken Browser-basierten Internetclient. Mit diesem lässt sich auch an Arbeitsplätzen on ELO-Installation operativ an den Datenbeständen arbeiten. Dokumentenversionierung Alle Dokumente können unveränderbar im Archiv abgelegt werden. Sobald Änderungen an einem Dokument durchgeführt werden sollen, wird automatisch eine neue Version erstellt und zu der bestehenden hinzugefügt. Ein Zugriff auf das Ursprungsdokument bleibt jederzeit erhalten. Es ist jederzeit nachvollziehbar, wer, wann Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat. ELO Script ELO verfügt über eine eingebaute Scriptsprache, die an VB-Script angelehnt ist. Damit lassen sich problemlos individuelle Programmerweiterungen und –Automatisierungen programmieren. ELO Workflowmodul Das standardmäßig in ELO enthaltene Workflowmodul erlaubt die einfache grafische Abbildung von komplexen Geschäftsprozessen und die Dokumentensteuerung und Vorgangsprotokollierung im Unternehmen. mobilität Um die Vorteile eines effizienten Dokumentenmanagements auch flexibel und standortunabhängig nutzen zu können, bieten wir Ihnen mehrere Möglichkeiten zum mobilen Datenzugriff. ELO im computerbauerASP-Rechenzentrum Als Bestandteil unseres ASP-Rechenzentrums können Sie auch das Programm ELOprofessional mieten. Wie bei allen anderen ASP-Programmen erhalten Sie für eine günstige monatliche Pauschale den betreuten Zugriff auf ein leistungsfähiges System. Investitionen für eine DMS-Anschaffung entfallen für Sie ebenso, wie die Notwendigkeit zur Vorhaltung entsprechenden Wartungs- und Customizing-Know-Hows. ELO auf Ihren eigenen Servern mit Produktiv-Remotezugriff Sie können über Ihre gewohnte WTS-Umgebung auf ELO zugreifen. Auf diese Weise haben Sie ständig alle Vorgänge parat - am Heimarbeitsplatz, beim Kunden, im Zug, im Urlaub. Die Anbindung erfolgt über beliebige Internetverbindungen. Wir können Ihnen sogar äußerst günstige UMTS-VPN-Verbindungen anbieten. Die Arbeitsgeschwindigkeit unterscheidet sich dabei praktisch nicht von der Arbeitsgeschwindigkeit im Büro. Auf diese Weise können Sie jetzt sogar von der Baustelle oder dem Kunden aus auf alle gewünschten Informationen bequem zugreifen. - Vereinbaren Sie gerne einen Demonstrationstermin. Selbsttragende Archive Wenn Sie die Dokumente lieber zu reinen Recherchezwecken direkt auf Ihr Notebook kopieren möchten, so haben Sie mit ELO problemlos die Möglichkeit dazu. Sie exportieren einfach den oder die gewünschten Ordner in ein so genanntes selbsttragendes Archiv mit eingebautem ELO-Viewer und können die erstellten Dateien auf einer CD, DVD oder Festplatte mitnehmen. Zur Ansicht der Dokumente muss auf dem Computer keine ELO installiert sein. Die Anzeige erfolgt über den mitgespeicherten Viewer. ELOmobil Für ELOprofessional steht ein voll funktionsfähiger Mobile-Client zur Verfügung. Dieser macht Ihre Notebooks zu kleinen ELO-Servern, die sich bei jedem Andocken an das Heimatnetzwerk ohne Zutun des Mitarbeiters replizieren. Auf diese Weise führen Sie auf Ihren Außendienst-Notebooks immer die aktuellsten Informationen mit sich. dms consulting Neben der Auswahl der richtigen Software für das Dokumentenmanagement ist es besonders wichtig, die Prozesse optimal auf die elektronische Dokumentenbearbeitung anzupassen. Auf diese Weise können erhebliche Optimierungs- und Kosteneinsparungspotenziale realisiert werden. Wir unterstützen Sie mit unserem Consulting in allen Organisations- und IT-Fragen, erstellen Pflichtenhefte und Verfahrensdokumentationen,
erarbeiten mit Ihnen gemeinsam die optimalen Ablagestrukturen, passen die Schnittstellen zu anderen Programmen und Workflows für Sie an, übernehmen die Programmierung von Automatisierungsskripten, bereiten eine evtl. gewünschte Zertifizierung vor,
schulen Ihre Mitarbeiter und begleiten Sie dauerhaft bei der Optimierung Ihrer Organisationsstrukturen mit Hilfe moderner EDV-Systeme. Typischer Projektablauf ELO-Einführung Bei der Durchführung unserer Projekte achten wir sorgfältig auf ein ordentliches Qualitätsmanagement. Dazu gehört die strukturierte Durchführung der Consultingprojekte. Bei der ELO-Einführung gehen wir deshalb in der Regel nach den folgenden Schritten vor: Workshop und Ist-Analyse Im Gespräch mit Ihren Mitarbeitern nehmen wir die wesentlichen Projektinformationen auf: Aufnahme der betroffenen Dokumententypen und -mengen Aufnahme der bestehenden Ablagestrukturen Aufnahme der bestehenden Prozesse Aufnahme vorhandener Hard- und Software Aufnahme der gewünschten Rechtestrukturen Erarbeitung eines Lasten-/Pflichtenheftes Planung und Vorbereitung des Projektes
Basierend auf den Informationen der Ist-Analyse bereiten wir jetzt Ihr ELO-Projekt aus organisatorischer Sicht auf.
Wir planen evtl. benötigte Hard- und Softwareanpassungen. Wir erstellen einen Musterablageplan und arbeiten diesen in ELO ein. Wir erstellen die elektronischen Workflows zur Prozessoptimierung Wir erstellen die Ablagemasken für die verschiedenen Dokumententypen Wir bereiten die Schnittstellen für Ihre anderen Programme vor. Wir arbeiten die von Ihnen gewünschten Stichwortlisten ein. Wir bereiten die gewünschten Automatisierungsskripte vor. Wir setzen Ihr ELO-System in einer Test-Umgebung auf. Wir erstellen eine Verfahrensdokumentation als Organisationshandbuch für die interne Verwendung und als Dokumentationsnachweis für eine evtl. Testierung. Implementierung Im nächsten Schritt wird Hard- und Software an Sie geliefert und installiert; das vorkonfigurierte Produktivsystem auf Ihren Servern eingespielt. Customizing Gemeinsam mit Ihren Key-Usern werden die Tests der vorkonfigurierten Umgebung durchgeführt und anschliessend evtl. nötige Änderungen und Ergänzungen eingearbeitet. Schulung Daraufhin folgt die Schulung Ihrer Mitarbeiter und die Übergabe des Systems. After-Sales Support In der Folge stehen wir für weitergehende Detailschulungen, Systemerweiterungen und –anpassungen und prozessoptimierungen ebenso zur Verfügung, wie für die Beantwortung von Organisations- und IT-Fragen. dms zertifizierung Zertifizierung und Hintergrund Im Rahmen einer Dokumenten-Management-Einführung entsteht häufig die Frage nach der Zulässigkeit und Anerkennung von Dokumenten, die in rein digitaler Form archiviert werden. Hierzu gibt es eine Anzahl, zum Teil unübersichtlicher, gesetzlicher Vorgaben, Regelungen und Stellungnahmen, die die Anforderungen an eine „revisionssichere“ Archivierung elektronisch gespeicherter Dokumente definieren.
Die Einhaltung dieser Rahmenbedingungen und Vorschriften ist für Kunden und Systemintegratoren von DMS-Lösungen zum Teil nicht ganz einfach, da es keine „sichere“ DMS-Software gibt. Die meisten Programme lassen sich aber so einrichten, dass Sie die Anforderungen erfüllen, sofern die Einstellungen in der Software korrekt vorgenommen werden, eine Verfahrensanweisung die sichere Handhabung beschreibt und die in der Verfahrensanweisung beschriebenen Prozesse auch tatsächlich in der Praxis gelebt werden. Wir unterstützen die DMS-Kunden dabei, Gewissheit zu erlangen, dass ihr System die rechtlichen Anforderungen gem. GoBs, GdPDU, AO und sonstiger einschlägiger Rechtsvorschriften erfüllt. Die ist für unsere Kunden sowohl im Sinne der Innenrevision und Datensicherheit, als auch im Hinblick auf mögliche Betriebsprüfungen oder Beweissicherungsverfahren von Bedeutung. Gemeinsam mit unserem Kooperationspartner, der angesehenen Münchener Wirtschaftsprüfungskanzlei HPH & AH (Halmburger), erstellen wir für unsere Kunden Verfahrensdokumentationen, beraten die Kunden bei der Absicherung Ihrer Systeme und Prozesse, führen eine Sonderprüfung durch und bestätigen die Einhaltung der oben geschilderten Anforderungen durch ein WP-Testat. Ergänzend hierzu bemühen wir uns, nach erteiltem Testat, um eine Anerkennung der digitalen Eingangsrechnungskopien beim jeweils für den Kunden zuständigen Finanzamt, da diese Dokumente gem. USt-Gesetz ausschließlich im Original aufzubewahren sind und eine unerlaubte Vernichtung der Originalbelege schädlich für die Vorsteuerabzugsfähigkeit sein könnte.
Nutzen der Zertifizierung Bei der Jahresabschlussprüfung können/müssen die Ergebnisse der Sonderprüfung vom für die Jahresabschlussprüfung zuständigen Wirtschaftsprüfer übernommen werden. Dies spart dem Unternehmen Zeit und Kosten bei der JA-Prüfung. Das Unternehmen geht im Sinne der internen Revision sicher, dass die Prozesse und Systeme vor Manipulationen von Innen und Außen abgesichert sind. Das Unternehmen bekommt bestätigt, dass alle relevanten gesetzlichen Anforderungen von der eingesetzten DMS-Umgebung erfüllt werden. Das Unternehmen erhält mit dem Testat eine gewichtige Argumentationshilfe gegenüber dem Finanzamt, um eine Anerkennung seiner digital archivierten Eingangsrechnungen als Ersatz für die (evtl. bereits vernichteten) Originalbelege durchzusetzen.</p>
<p>Computer Bauer ASP Services GmbH Lerchenweg 2 D-85609 Aschheim Telefon +49 89 991497-11 Telefax +49 89 991497-10 eMail info@computerbauer-asp.de Geschäftsführer Mathias Bauer Steuernummer 808/36213</p>
<p>Als IT Systemhaus betreuen wir PC Server und ihre Infrastruktur. Wir sind Spezialist auf dem Gebiet Client Server Netzwerke mit Microsoft Windows Server 2000 / 2003 mit Erweiterungen Microsoft Exchange Server Microsoft SQL Server oder als Terminal Server mit oder ohne Citrix Metaframe / Presentation Server. Wir betreuen die DATEV Umgebung ( Rechnungswesen REWE, Steuer Programme, Lohn + Gehalt LODAS ) von Steuerberaterung und Wirtschaftsprüfern sowie Anwalts kanzleien und halten Sie mit Updates auf den aktuellen Stand ( DATEV Systempartner ). Wir beraten sie bei neuanschaffungen und helfen Ihnen bei der Migration auf neue Software generationen. Als computerbauerASP betreiben wir ein Rechenzentrum RZ und bieten ihnen mittels Application Service Provider Providing ( ASP ) IT Outsourcing zu fixen und günsitgen Preisen. Wir beraten Sie bei der Anschaffung von Dokumenten Management Systemen DMS wie ELO professional enterprise oder Saperion. Wir zertifizieren Ihr DMS ( Zertifikat Revisionssicherheit ). Wir implementieren Customer Relationship Management CRM oder ERP Software. Wir unterstützen Sie bei der Integration von DATEVnet DATEVvpn und DATEVasp. Wir schützen Ihr Netzwerk mit Firewalls und Proxys, bieten Ihnen die Möglichkeit untervegs via Internet VPN / UMTS / GPRS / ISDN mobil mit dem Notebool zu arbeiten, mit Handy Blueberry oder via Outlook Web Access ihre eMails zu empfangen. Wir bieten Jobs in allen Tätigkeitsbereichen und bilden junge engagierte Menschen zum IT Systemelektroniker aus. Als IT Systemhaus betreuen wir PC Server und ihre Infrastruktur. Wir sind Spezialist auf dem Gebiet Client Server Netzwerke mit Microsoft Windows Server 2000 / 2003 mit Erweiterungen Microsoft Exchange Server Microsoft SQL Server oder als Terminal Server mit oder ohne Citrix Metaframe / Presentation Server. Wir betreuen die DATEV Umgebung ( Rechnungswesen REWE, Steuer Programme, Lohn + Gehalt LODAS ) von Steuerberaterung und Wirtschaftsprüfern sowie Anwalts kanzleien und halten Sie mit Updates auf den aktuellen Stand ( DATEV Systempartner ). Wir beraten sie bei neuanschaffungen und helfen Ihnen bei der Migration auf neue Software generationen. Als computerbauerASP betreiben wir ein Rechenzentrum RZ und bieten ihnen mittels Application Service Provider Providing ( ASP ) IT Outsourcing zu fixen und günsitgen Preisen. Wir beraten Sie bei der Anschaffung von Dokumenten Management Systemen DMS wie ELO professional enterprise oder Saperion. Wir zertifizieren Ihr DMS ( Zertifikat Revisionssicherheit ). Wir implementieren Customer Relationship Management CRM oder ERP Software. Wir unterstützen Sie bei der Integration von DATEVnet DATEVvpn und DATEVasp. Wir schützen Ihr Netzwerk mit Firewalls und Proxys, bieten Ihnen die Möglichkeit untervegs via Internet VPN / UMTS / GPRS / ISDN mobil mit dem Notebool zu arbeiten, mit Handy Blueberry oder via Outlook Web Access ihre eMails zu empfangen. Wir bieten Jobs in allen Tätigkeitsbereichen und bilden junge engagierte Menschen zum IT Systemelektroniker aus. Endlich Ruhe... Geniessen Sie mit computerbauerASP die Vorzüge eines vollkommen 'geräuschlosen Arbeitsplatzes'. Wir setzen auf ThinClients von Hewlett Packard mit Microsoft Windows XPe. Durch die flexible Architektur lassen sich die klassischen Vorteile eines ThinClients ohne die sonst üblichen Einschränkungen verbinden. wer sind wir? Unsere Aufgabe Ihr Ziel Die Computer Bauer ASP Services GmbH ist ein Tochterunternehmen der Computer Bauer GmbH, die schon seit vielen Jahren erfolgreich als IT-Systemhaus am Markt agiert. Das umfangreiche IT-Know-how, spezialisiert auf die Bedürfnisse der steuerberatenden Berufe, der Computer Bauer GmbH wird heute in rund 100 Kanzleien und mittelständischen Unternehmen im gesamten Bundesgebiet intensiv genutzt und betreut über 500 Arbeitsplätze im First- und Second Level Support. Aus diesem umfangreichen Know-how ist die Computer Bauer ASP Services GmbH entstanden. Wir konzentrieren uns auf die Entwicklung und Implementierung von ganzheitlichen ASP Dienst-leistungen sowie von spezialisierten Business-on-demand Diensten. im netzwerk mit computerbauer Durch die Verknüpfung der beiden Unternehmen profitieren wir aus den praxisnahen Erfahrungen eines fest am Markt plazierten IT-Systemhauses. - Outsourcing - die services von computerbauerASP Als Application Service Provider (ASP) übernehmen wir das komplette Management Ihrer EDV. Für Sie hat das viele Vorteile: Wir halten die benötigte Software auf dem aktuellen Stand, Sie greifen über eine sichere Verbindung auf Ihre Programme und Daten zu, die zentral auf einem Server der Computer Bauer ASP Services liegen, von Ab sofort müssen Sie sich weder mit Programm-Updates noch mit unterschiedlichem Datenstand durch Außendienseinsätze beschäftigen. Die Sicherung Ihrer Daten läuft automatisch regelmäßig und wird von unseren Experten überwacht. Sie gewinnen Zeit, sich wieder auf Ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren. asp - warum? freiheit Entlastung von EDV-Aufgaben, Konzentration auf das Kerngeschäft Unabhängig von immer kürzeren Lebenszyklen von Hardware und Software First Level Support durch das Know-how von computerbauer und computerbauerASP sicherheit Gewährleistung höchstmöglicher Verfügbarkeit, Daten- und Ausfallsicherheit Technologisch immer up-to-date, alle Sicherheitsstandards voll genutzt mobilität Mobilität durch Online-Zugriff auf Ihre Daten über eine sichere Datenleitung kosten Geringe Investitionskosten Planungssicherheit und gute Kostenkontrolle durch mehr Transparenz Modernes IT-Outsourcing möglichkeiten mobiles arbeiten - immer und überall Anbindung Kanzlei-externer Arbeitsplätze über DSL / ISDN / UMTS / GPRS Datensicherheit auch bei Außendiensteinsätzen Keine ungewollte Redundanz der Dateien Kein Datenabgleich erforderlich nutzen sie ihre IT ohne stress und lästige EDV-aufgaben Hohe Sicherheit duch geschlossenes Netzwerk Gesicherter Internetzugang Sicherheitspatches und Virenscanner e-mail Abwicklung über Microsoft Exchange Server 2003 Gemeinsamer Terminkalender für Ihre Mitarbeiter Geringe Hardware-Anforderungen an die PC-Arbeitsplätze fixe kalkulierbare kosten Kosten gestaffelt je Arbeitsplatz Planungssicherheit durch gleichbleibende monatliche Kosten mobilität Mit den ASP Services von computerbauerASP profitieren Sie mehrfach. Ihre Mitarbeiter sind mobil und müssen zugleich nicht auf die gewohnten Buchhaltungs/Steuer-Programme, Microsoft Office oder Outlook/Exchange verzichten. So vernetzen Sie die gesamte Kanzlei, ganz gleich wo sich Ihre Mitarbeiter aufhalten. Autorisierte Mitarbeiter greifen über DSL oder per UMTS- oder GPRS-Karte problemlos auf die Daten und Programme in unserem Rechenzentrum zu, von zuhause, vom Kunden/Mandanten, aus Niederlassungen, von unterwegs. computerbauerASP bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, von unterwegs auf Ihre Daten zuzugreifen:über DSL (im gesicherten verschlüsselten Tunnel) über GPRS oder UMTS (direkt im geschlossenen Netzwerk) Sprechen Sie mit unseren Beratern über die Möglichkeiten für Ihr mobiles Arbeiten - ganz gleich, ob Sie gerade im Büro, im Außendienst oder im HomeOffice sind. dezentrale arbeitsplätze wachsen zusammen sicherheit Datensicherung Die gesamte Geschäftswelt basiert auf Informationen. Die Mengen und Werte der Informationen und Daten, die auf PCs und Servern abgelegt sind, sind noch nie größer gewesen als heute. Eine lückenlose und vollständige Datensicherung ist für jedes Unternehmen von höchster Priorität. computerbauerASP übernimmt für Sie die allabendliche Datensicherung (Montag-Freitag), überprüft die zughörigen Auftragsprotokolle und überprüft in die testweise Rücksicherung der Daten auf Fehlerfreiheit. Wir übernehmen den Wechsel der Medien sowie die geschützte und fachgerechte Lagerung. Datensicherheit Firewall computerbauerASP Ausfallsicherheit Durch die Zentralisierung der Server-Infrastruktur muss höchste Ausfall-sicherheit gewährleistet werden. Das computerbauerASP Rechenzentrum ist durch batterie- und aggregat-gestützte Stromversorgungen abgesichert. Alle systemkritischen Komponenten sind redundant implementiert und werden im Fehlerfall während des Betriebs getauscht. M"net als unserer kompetenter Service Provider für die Anbindung ihres Unternehmens garantiert 99,99% Verfügbarkeit der Verbindung. Alle Programme und Daten werden vollständig aus der IT-Infrastruktur des computerbauerASP Rechenzentrums bezogen. Der Zugriff der Mitarbeiter eines Unternehmens auf die Server von computerbauerASP erfolgt aus-schließlich über verschlüsselte Tunnel im geschlos-senen Netzwerk (M"net). Mobiler Zugriff der Mitarbeiter kann ausschließlich über mehrfach verschlüsselte VPN-Tunnel, deren Authentifizierung durch Zertifikate zusätzlich geschützt ist. Von Aussen ist das Rechenzentrum ist durch ein umfangreiches und mehrstufiges Firewall-System geschützt. Serverbasierende, automatische Verteilung von Updates und selbstlernende Virenscanner schützen das Netzwerk und seine Benutzer zusätzlich von innen. kosten Umfangreiche Hardware-Investitionen werden quasi überflüssig, da die Anforderungen im ASP-Betrieb deutlich geringer sind. Gleichzeitig nutzen Sie unseren professionellen Support der Computer Bauer ASP Services. Und das zu besonders günsigen Konditionen: Ihre EDV-Kosten werden endlich planbar und sind monatlich fix kalkuliert. Preisrechner ONLINE total mobil Über UMTS- oder GPRS-Card bekommen Sie direkten Zugang zum computerbauerASP schon ab 2,00€ pro Stunde (bei Einsatz einer Vodafone TimeXXL-Card für 30 Stunden monatlich, zzgl. MwSt.) voraussetzungen ethernet-verkabelung In Ihrer Kanzlei sollte bereits eine Ethernet-Netzwerkverkabelung mindestens nach dem Category5-Standard für 100BaseT vorhanden sein. Optimal wäre es ebenfalls wenn alle PCs mit hochwertigen Netzwerkkarten sowie das Netzwerk mit hochwertigen aktiven Komponenten (Switches) ausgestattet sind. TCP/IP ist erforderlich. Mnet-DSL Zur Anbindung Ihrer Kanzlei an computerbauerASP ist die Verfügbarkeit von M"Net-DSL Festverbindung erforderlich. Sollte M"Net-DSL an Ihrem Standort nicht verfügbar sein, können wir Ihr Unternehmen auch über andere Service-Provider anbinden. druckumgebung Um eine funktionsfähige und stabile Druckumgebung zu Gewährleisten werden nur Hewlett Packard Laserdrucker unterstützt. Die Einbindung von Geräten anderer Hersteller kann im Betrieb zu Problemen fürhen und muss im Vorfeld geprüft und mit computerbauerASP abgestimmt werden. arbeitsplätze Technisch fehlerfreier PC mit funktionsfähiger Installation des Betriebssystems (Windows 98, Windows ME, Windows 2000, Windows XP). Alternativ können auch vorhandene ThinClients weiterverwendet werden. Gerne stehen wir und computerbauer Ihnen bei der Vorbereitung Ihrer Kanzlei zur Verfügung. Quantitativer und qualitativer Nutzen Das Nutzenpotenzial von Dokumentenmanagementsystemen wird seit geraumer Zeit nicht mehr in Frage gestellt. Produktivitätssteigerungen >10% sind ohne weiteres erreichbar. Bei Einsatz von ELO als DMS liegt die Amortisationszeit regelmäßig bei 6 bis 24 Monaten. Qualitativer Nutzen Gerade die qualitativen Nutzenaspekte unterstützen Unternehmen maßgeblich bei der Erreichung Ihrer strategischen Zielsetzungen. Wichtige Vorteile können dabei sein: Umfassende Auskunftsbereitschaft; Verbesserter Kundenservice in der Anfragenbearbeitung Reduzierung von Liegezeiten, während derer Vorgänge unbearbeitet bleiben Verbesserte Dokumentensicherheit Verbesserung des Servicegrads, höhere Kundenbindung Reduzierung von Risiken aus Fehlablagen, verlorenen Dokumenten, unvollständigen oder nicht auffindbaren Akten oder nicht gesicherten Beständen GoBs- und AO-konforme Archivierung Bessere Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Vorgängen Quantitativer Nutzen Kosten bei Bearbeitung und Ablage in Papierform: Ablagekosten pro Dokument zwischen 0,30€ und 1,00€. Recherchekosten pro Beleg/Vorgang zwischen 0,35€ und 20,00€. sortieren und ablegen, abh. von Stundensatz und Ablageform (Loseblattsammlung, Ordner, Hefter) je nach Stundensatz und Ablageort (Schreibtisch, Abteilungsablage, Archiv) Einsparungspotenziale mit ELO bei Büroarbeitsplatzen: schnellere Ablage und Recherche 25% - 40% Reduzierung von Archivflächen 50% - 80% Verkürzung der Durchlaufzeiten 30% - 90% Reduzierung von Routinearbeiten 30% - 40% prinzip Scannen | Postbox Alle Akten, eingehende (Tages-) Post, originale Bescheide, Urkunden, etc. werden mit Hilfe eines Scanners digitalisiert. Gescannte Dokumente werden als (unter umständen) mehrseitige Bilddateien im TIF-Format gespeichert und können nicht bearbeitet werden. Andere Dateien wie z.B. Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Visio, usw... können über die sogenannte Postbox in das DMS übergeben werden. Diese Dokumente werden im originären Dateiformat (DOC, XLS...) gespeichert. Verschlagworten Mit der Vergabe von Keywords (Verschlagwortung) werden Informationen, wie z. B. der Autor des Dokuments, Kunde oder Geschäftspartner, Rechnungsnummer oder Dokumenteninhalt, als Stichworte der Datei beigefügt. Die Verschalgwortung erfolgt über Ablagemasken. Diese Dialoge können frei erstellt werden und unter anderem auch mit Pflichfeldern und Stichwortlisten belegt werden. Mit Hilfe der Verschlagwortung werden bei einer Suche schnelle und genaue Ergebnisse erzielt. Verteilen Im DMS steht jedem Benutzer eine Postbox sowie ein Aufgabenbereich zur Verfügung, an die Dokumente und Dateien geschickt werden können. Auf diesem Weg findet jedes Dokument seinen Bearbeiter und umgekehrt. Die Verteilung der Dokumente kann manuell, automatisiert per Script oder automatisch über einen WorkFlow erfolgen. Ablegen | Archivieren Das Ablegen der Dokumente im DMS erfolgt strukturiert nach dem Schrank>Ordner>Register>Register Prinzip. Sortiert nach Abteilungen, Bearbeiter, Ressort, Kunden oder Eingangs-Datum lassen sich so verschiedene elektronische Archive aufbauen und mit Dokumenten füllen. abgelegte Dokumente sind bei entsprechender Rechte-vergabe nicht veränder- und löschbar (Revisionssicher). Eine Versionskontrolle ermöglicht eine beliebig häufige Veränderung des Dokuments. Das unveränderte Original bleibt erhalten und wird durch die verschiedenen Versionen ergänzt (Versionierung). Auschecken | Bearbeiten | Einchecken Im Archiv abgelegte Dokumente müssen durch den Bearbeiter ausgecheckt werden. Ausgecheckte Dokumente werden im Archiv mit einem Sperreintrag versehen und können durch keinen weiteren Bearbeiter ausgecheckt werden. Nach dem ändern des Dokuments checkt der Bearbeiter dieses wieder ein. Im Archiv wird dabei eine neue Version des Elements erstellt welches der Bearbeiter mit einem Versionskommentar versehen kann. Jede beliebige Version eines Dokuments ist sofort reproduzierbar und kann als Arbeitsversion verwendet werden. Workflow Viele Wege, die ein Dokument im Unternehmen geht, lassen sich mit einem DMS automatisieren. Durch AdHoc- oder vorgegebene Workflows lassen sich z.B. Eingangsrechnungen nach dem Scannen automatisch an den jeweiligen Sachbearbeiter, danach an einen Entscheider und zum Schluss an die Buchhaltung weiterleiten. Die eingebundenen Benutzer haben dann jeweils die im Workflow vorgegebenen Möglichkeiten z.B. weitergabe an den nächsten Mitarbeiter oder zurückweisen z.B. Aufgrund von Fehlern. Für jede zu durchlaufende Station lassen sich maximale Verweildauern angeben. Der Workflow wird protokolliert wodurch dessen Status auch nach Abschluß jederzeit Abrufbar ist. technik ELO Server Beim ELO-Server handelt es sich um einen Standard Windows 2000 oder 2003 – Server. In der Regel werden auf diesem sowohl die Datenbank (MS SQL oder Oracle), als auch das Dokumentenarchiv gehalten. Alle Dokumente werden in Ihrem ursprünglichen Dateiformat abgespeichert (also z.B. Word-Dokumente als *.doc). Als ELO-Server kann auch ein bereits bestehender File-Server weiter verwendet werden. Der ELO-Server sollte auf Sicherheit optimiert sein. Mindestanforderungen werden durch die verwendete Datenbanksoftware vorgegeben. (MS SQL oder Oracle). ELO Client Der ELO Client ist ein Modul, das an jedem Arbeitsplatz eingerichtet wird. Die Anforderungen an die Hardware sind sehr niedrig. Jeder PC, auf dem MS Word läuft, kommt auch mit dem ELO Client klar. Der Client ist voll Terminalserver-tauglich. Der ELO-Client stellt die Ablagestrukturen in einer Explorer-ähnlichen Ansicht dar. Das Prinzip „Ablage in Schränken, Ordnern, Registern, Unterregistern“ erlaubt es auch dem nicht so EDV-versierten Sachbearbeiter, sich schnell in das Dokumenten-Management einzugewöhnen. ELO Volltext Das ELO Volltext-Modul ist eine leistungsfähige OCR-Software, die eine Volltextindexierung und –Recherche der in ELO archivierten Dokumente erlaubt. ELO Internetgateway ELO verfügt über einen leistungsstarken Browser-basierten Internetclient. Mit diesem lässt sich auch an Arbeitsplätzen on ELO-Installation operativ an den Datenbeständen arbeiten. Dokumentenversionierung Alle Dokumente können unveränderbar im Archiv abgelegt werden. Sobald Änderungen an einem Dokument durchgeführt werden sollen, wird automatisch eine neue Version erstellt und zu der bestehenden hinzugefügt. Ein Zugriff auf das Ursprungsdokument bleibt jederzeit erhalten. Es ist jederzeit nachvollziehbar, wer, wann Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat. ELO Script ELO verfügt über eine eingebaute Scriptsprache, die an VB-Script angelehnt ist. Damit lassen sich problemlos individuelle Programmerweiterungen und –Automatisierungen programmieren. ELO Workflowmodul Das standardmäßig in ELO enthaltene Workflowmodul erlaubt die einfache grafische Abbildung von komplexen Geschäftsprozessen und die Dokumentensteuerung und Vorgangsprotokollierung im Unternehmen. mobilität Um die Vorteile eines effizienten Dokumentenmanagements auch flexibel und standortunabhängig nutzen zu können, bieten wir Ihnen mehrere Möglichkeiten zum mobilen Datenzugriff. ELO im computerbauerASP-Rechenzentrum Als Bestandteil unseres ASP-Rechenzentrums können Sie auch das Programm ELOprofessional mieten. Wie bei allen anderen ASP-Programmen erhalten Sie für eine günstige monatliche Pauschale den betreuten Zugriff auf ein leistungsfähiges System. Investitionen für eine DMS-Anschaffung entfallen für Sie ebenso, wie die Notwendigkeit zur Vorhaltung entsprechenden Wartungs- und Customizing-Know-Hows. ELO auf Ihren eigenen Servern mit Produktiv-Remotezugriff Sie können über Ihre gewohnte WTS-Umgebung auf ELO zugreifen. Auf diese Weise haben Sie ständig alle Vorgänge parat - am Heimarbeitsplatz, beim Kunden, im Zug, im Urlaub. Die Anbindung erfolgt über beliebige Internetverbindungen. Wir können Ihnen sogar äußerst günstige UMTS-VPN-Verbindungen anbieten. Die Arbeitsgeschwindigkeit unterscheidet sich dabei praktisch nicht von der Arbeitsgeschwindigkeit im Büro. Auf diese Weise können Sie jetzt sogar von der Baustelle oder dem Kunden aus auf alle gewünschten Informationen bequem zugreifen. - Vereinbaren Sie gerne einen Demonstrationstermin. Selbsttragende Archive Wenn Sie die Dokumente lieber zu reinen Recherchezwecken direkt auf Ihr Notebook kopieren möchten, so haben Sie mit ELO problemlos die Möglichkeit dazu. Sie exportieren einfach den oder die gewünschten Ordner in ein so genanntes selbsttragendes Archiv mit eingebautem ELO-Viewer und können die erstellten Dateien auf einer CD, DVD oder Festplatte mitnehmen. Zur Ansicht der Dokumente muss auf dem Computer keine ELO installiert sein. Die Anzeige erfolgt über den mitgespeicherten Viewer. ELOmobil Für ELOprofessional steht ein voll funktionsfähiger Mobile-Client zur Verfügung. Dieser macht Ihre Notebooks zu kleinen ELO-Servern, die sich bei jedem Andocken an das Heimatnetzwerk ohne Zutun des Mitarbeiters replizieren. Auf diese Weise führen Sie auf Ihren Außendienst-Notebooks immer die aktuellsten Informationen mit sich. dms consulting Neben der Auswahl der richtigen Software für das Dokumentenmanagement ist es besonders wichtig, die Prozesse optimal auf die elektronische Dokumentenbearbeitung anzupassen. Auf diese Weise können erhebliche Optimierungs- und Kosteneinsparungspotenziale realisiert werden. Wir unterstützen Sie mit unserem Consulting in allen Organisations- und IT-Fragen, erstellen Pflichtenhefte und Verfahrensdokumentationen, erarbeiten mit Ihnen gemeinsam die optimalen Ablagestrukturen, passen die Schnittstellen zu anderen Programmen und Workflows für Sie an, übernehmen die Programmierung von Automatisierungsskripten, bereiten eine evtl. gewünschte Zertifizierung vor, schulen Ihre Mitarbeiter und begleiten Sie dauerhaft bei der Optimierung Ihrer Organisationsstrukturen mit Hilfe moderner EDV-Systeme. Typischer Projektablauf ELO-Einführung Bei der Durchführung unserer Projekte achten wir sorgfältig auf ein ordentliches Qualitätsmanagement. Dazu gehört die strukturierte Durchführung der Consultingprojekte. Bei der ELO-Einführung gehen wir deshalb in der Regel nach den folgenden Schritten vor: Workshop und Ist-Analyse Im Gespräch mit Ihren Mitarbeitern nehmen wir die wesentlichen Projektinformationen auf: Aufnahme der betroffenen Dokumententypen und -mengen Aufnahme der bestehenden Ablagestrukturen Aufnahme der bestehenden Prozesse Aufnahme vorhandener Hard- und Software Aufnahme der gewünschten Rechtestrukturen Erarbeitung eines Lasten-/Pflichtenheftes Planung und Vorbereitung des Projektes Basierend auf den Informationen der Ist-Analyse bereiten wir jetzt Ihr ELO-Projekt aus organisatorischer Sicht auf. Wir planen evtl. benötigte Hard- und Softwareanpassungen. Wir erstellen einen Musterablageplan und arbeiten diesen in ELO ein. Wir erstellen die elektronischen Workflows zur Prozessoptimierung Wir erstellen die Ablagemasken für die verschiedenen Dokumententypen Wir bereiten die Schnittstellen für Ihre anderen Programme vor. Wir arbeiten die von Ihnen gewünschten Stichwortlisten ein. Wir bereiten die gewünschten Automatisierungsskripte vor. Wir setzen Ihr ELO-System in einer Test-Umgebung auf. Wir erstellen eine Verfahrensdokumentation als Organisationshandbuch für die interne Verwendung und als Dokumentationsnachweis für eine evtl. Testierung. Implementierung Im nächsten Schritt wird Hard- und Software an Sie geliefert und installiert; das vorkonfigurierte Produktivsystem auf Ihren Servern eingespielt. Customizing Gemeinsam mit Ihren Key-Usern werden die Tests der vorkonfigurierten Umgebung durchgeführt und anschliessend evtl. nötige Änderungen und Ergänzungen eingearbeitet. Schulung Daraufhin folgt die Schulung Ihrer Mitarbeiter und die Übergabe des Systems. After-Sales Support In der Folge stehen wir für weitergehende Detailschulungen, Systemerweiterungen und –anpassungen und prozessoptimierungen ebenso zur Verfügung, wie für die Beantwortung von Organisations- und IT-Fragen. dms zertifizierung Zertifizierung und Hintergrund Im Rahmen einer Dokumenten-Management-Einführung entsteht häufig die Frage nach der Zulässigkeit und Anerkennung von Dokumenten, die in rein digitaler Form archiviert werden. Hierzu gibt es eine Anzahl, zum Teil unübersichtlicher, gesetzlicher Vorgaben, Regelungen und Stellungnahmen, die die Anforderungen an eine „revisionssichere“ Archivierung elektronisch gespeicherter Dokumente definieren. Die Einhaltung dieser Rahmenbedingungen und Vorschriften ist für Kunden und Systemintegratoren von DMS-Lösungen zum Teil nicht ganz einfach, da es keine „sichere“ DMS-Software gibt. Die meisten Programme lassen sich aber so einrichten, dass Sie die Anforderungen erfüllen, sofern die Einstellungen in der Software korrekt vorgenommen werden, eine Verfahrensanweisung die sichere Handhabung beschreibt und die in der Verfahrensanweisung beschriebenen Prozesse auch tatsächlich in der Praxis gelebt werden. Wir unterstützen die DMS-Kunden dabei, Gewissheit zu erlangen, dass ihr System die rechtlichen Anforderungen gem. GoBs, GdPDU, AO und sonstiger einschlägiger Rechtsvorschriften erfüllt. Die ist für unsere Kunden sowohl im Sinne der Innenrevision und Datensicherheit, als auch im Hinblick auf mögliche Betriebsprüfungen oder Beweissicherungsverfahren von Bedeutung. Gemeinsam mit unserem Kooperationspartner, der angesehenen Münchener Wirtschaftsprüfungskanzlei HPH & AH (Halmburger), erstellen wir für unsere Kunden Verfahrensdokumentationen, beraten die Kunden bei der Absicherung Ihrer Systeme und Prozesse, führen eine Sonderprüfung durch und bestätigen die Einhaltung der oben geschilderten Anforderungen durch ein WP-Testat. Ergänzend hierzu bemühen wir uns, nach erteiltem Testat, um eine Anerkennung der digitalen Eingangsrechnungskopien beim jeweils für den Kunden zuständigen Finanzamt, da diese Dokumente gem. USt-Gesetz ausschließlich im Original aufzubewahren sind und eine unerlaubte Vernichtung der Originalbelege schädlich für die Vorsteuerabzugsfähigkeit sein könnte. Nutzen der Zertifizierung Bei der Jahresabschlussprüfung können/müssen die Ergebnisse der Sonderprüfung vom für die Jahresabschlussprüfung zuständigen Wirtschaftsprüfer übernommen werden. Dies spart dem Unternehmen Zeit und Kosten bei der JA-Prüfung. Das Unternehmen geht im Sinne der internen Revision sicher, dass die Prozesse und Systeme vor Manipulationen von Innen und Außen abgesichert sind. Das Unternehmen bekommt bestätigt, dass alle relevanten gesetzlichen Anforderungen von der eingesetzten DMS-Umgebung erfüllt werden. Das Unternehmen erhält mit dem Testat eine gewichtige Argumentationshilfe gegenüber dem Finanzamt, um eine Anerkennung seiner digital archivierten Eingangsrechnungen als Ersatz für die (evtl. bereits vernichteten) Originalbelege durchzusetzen.</p>
<p>Computer Bauer ASP Services GmbH Lerchenweg 2 D-85609 Aschheim Telefon +49 89 991497-11 Telefax +49 89 991497-10 eMail info@computerbauer-asp.de Geschäftsführer Mathias Bauer Steuernummer 808/36213</p>
<p>Als IT Systemhaus betreuen wir PC Server und ihre Infrastruktur. Wir sind Spezialist auf dem Gebiet Client Server Netzwerke mit Microsoft Windows Server 2000 / 2003 mit Erweiterungen Microsoft Exchange Server Microsoft SQL Server oder als Terminal Server mit oder ohne Citrix Metaframe / Presentation Server. Wir betreuen die DATEV Umgebung ( Rechnungswesen REWE, Steuer Programme, Lohn + Gehalt LODAS ) von Steuerberaterung und Wirtschaftsprüfern sowie Anwalts kanzleien und halten Sie mit Updates auf den aktuellen Stand ( DATEV Systempartner ). Wir beraten sie bei neuanschaffungen und helfen Ihnen bei der Migration auf neue Software generationen. Als computerbauerASP betreiben wir ein Rechenzentrum RZ und bieten ihnen mittels Application Service Provider Providing ( ASP ) IT Outsourcing zu fixen und günsitgen Preisen. Wir beraten Sie bei der Anschaffung von Dokumenten Management Systemen DMS wie ELO professional enterprise oder Saperion. Wir zertifizieren Ihr DMS ( Zertifikat Revisionssicherheit ). Wir implementieren Customer Relationship Management CRM oder ERP Software. Wir unterstützen Sie bei der Integration von DATEVnet DATEVvpn und DATEVasp. Wir schützen Ihr Netzwerk mit Firewalls und Proxys, bieten Ihnen die Möglichkeit untervegs via Internet VPN / UMTS / GPRS / ISDN mobil mit dem Notebool zu arbeiten, mit Handy Blueberry oder via Outlook Web Access ihre eMails zu empfangen. Wir bieten Jobs in allen Tätigkeitsbereichen und bilden junge engagierte Menschen zum IT Systemelektroniker aus. Als IT Systemhaus betreuen wir PC Server und ihre Infrastruktur. Wir sind Spezialist auf dem Gebiet Client Server Netzwerke mit Microsoft Windows Server 2000 / 2003 mit Erweiterungen Microsoft Exchange Server Microsoft SQL Server oder als Terminal Server mit oder ohne Citrix Metaframe / Presentation Server. Wir betreuen die DATEV Umgebung ( Rechnungswesen REWE, Steuer Programme, Lohn + Gehalt LODAS ) von Steuerberaterung und Wirtschaftsprüfern sowie Anwalts kanzleien und halten Sie mit Updates auf den aktuellen Stand ( DATEV Systempartner ). Wir beraten sie bei neuanschaffungen und helfen Ihnen bei der Migration auf neue Software generationen. Als computerbauerASP betreiben wir ein Rechenzentrum RZ und bieten ihnen mittels Application Service Provider Providing ( ASP ) IT Outsourcing zu fixen und günsitgen Preisen. Wir beraten Sie bei der Anschaffung von Dokumenten Management Systemen DMS wie ELO professional enterprise oder Saperion. Wir zertifizieren Ihr DMS ( Zertifikat Revisionssicherheit ). Wir implementieren Customer Relationship Management CRM oder ERP Software. Wir unterstützen Sie bei der Integration von DATEVnet DATEVvpn und DATEVasp. Wir schützen Ihr Netzwerk mit Firewalls und Proxys, bieten Ihnen die Möglichkeit untervegs via Internet VPN / UMTS / GPRS / ISDN mobil mit dem Notebool zu arbeiten, mit Handy Blueberry oder via Outlook Web Access ihre eMails zu empfangen. Wir bieten Jobs in allen Tätigkeitsbereichen und bilden junge engagierte Menschen zum IT Systemelektroniker aus. Endlich Ruhe... Geniessen Sie mit computerbauerASP die Vorzüge eines vollkommen 'geräuschlosen Arbeitsplatzes'. Wir setzen auf ThinClients von Hewlett Packard mit Microsoft Windows XPe. Durch die flexible Architektur lassen sich die klassischen Vorteile eines ThinClients ohne die sonst üblichen Einschränkungen verbinden. wer sind wir? Unsere Aufgabe Ihr Ziel Die Computer Bauer ASP Services GmbH ist ein Tochterunternehmen der Computer Bauer GmbH, die schon seit vielen Jahren erfolgreich als IT-Systemhaus am Markt agiert. Das umfangreiche IT-Know-how, spezialisiert auf die Bedürfnisse der steuerberatenden Berufe, der Computer Bauer GmbH wird heute in rund 100 Kanzleien und mittelständischen Unternehmen im gesamten Bundesgebiet intensiv genutzt und betreut über 500 Arbeitsplätze im First- und Second Level Support. Aus diesem umfangreichen Know-how ist die Computer Bauer ASP Services GmbH entstanden. Wir konzentrieren uns auf die Entwicklung und Implementierung von ganzheitlichen ASP Dienst-leistungen sowie von spezialisierten Business-on-demand Diensten. im netzwerk mit computerbauer Durch die Verknüpfung der beiden Unternehmen profitieren wir aus den praxisnahen Erfahrungen eines fest am Markt plazierten IT-Systemhauses. - Outsourcing - die services von computerbauerASP Als Application Service Provider (ASP) übernehmen wir das komplette Management Ihrer EDV. Für Sie hat das viele Vorteile: Wir halten die benötigte Software auf dem aktuellen Stand, Sie greifen über eine sichere Verbindung auf Ihre Programme und Daten zu, die zentral auf einem Server der Computer Bauer ASP Services liegen, von Ab sofort müssen Sie sich weder mit Programm-Updates noch mit unterschiedlichem Datenstand durch Außendienseinsätze beschäftigen. Die Sicherung Ihrer Daten läuft automatisch regelmäßig und wird von unseren Experten überwacht. Sie gewinnen Zeit, sich wieder auf Ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren. asp - warum? freiheit Entlastung von EDV-Aufgaben, Konzentration auf das Kerngeschäft Unabhängig von immer kürzeren Lebenszyklen von Hardware und Software First Level Support durch das Know-how von computerbauer und computerbauerASP sicherheit Gewährleistung höchstmöglicher Verfügbarkeit, Daten- und Ausfallsicherheit Technologisch immer up-to-date, alle Sicherheitsstandards voll genutzt mobilität Mobilität durch Online-Zugriff auf Ihre Daten über eine sichere Datenleitung kosten Geringe Investitionskosten Planungssicherheit und gute Kostenkontrolle durch mehr Transparenz Modernes IT-Outsourcing möglichkeiten mobiles arbeiten - immer und überall Anbindung Kanzlei-externer Arbeitsplätze über DSL / ISDN / UMTS / GPRS Datensicherheit auch bei Außendiensteinsätzen Keine ungewollte Redundanz der Dateien Kein Datenabgleich erforderlich nutzen sie ihre IT ohne stress und lästige EDV-aufgaben Hohe Sicherheit duch geschlossenes Netzwerk Gesicherter Internetzugang Sicherheitspatches und Virenscanner e-mail Abwicklung über Microsoft Exchange Server 2003 Gemeinsamer Terminkalender für Ihre Mitarbeiter Geringe Hardware-Anforderungen an die PC-Arbeitsplätze fixe kalkulierbare kosten Kosten gestaffelt je Arbeitsplatz Planungssicherheit durch gleichbleibende monatliche Kosten mobilität Mit den ASP Services von computerbauerASP profitieren Sie mehrfach. Ihre Mitarbeiter sind mobil und müssen zugleich nicht auf die gewohnten Buchhaltungs/Steuer-Programme, Microsoft Office oder Outlook/Exchange verzichten. So vernetzen Sie die gesamte Kanzlei, ganz gleich wo sich Ihre Mitarbeiter aufhalten. Autorisierte Mitarbeiter greifen über DSL oder per UMTS- oder GPRS-Karte problemlos auf die Daten und Programme in unserem Rechenzentrum zu, von zuhause, vom Kunden/Mandanten, aus Niederlassungen, von unterwegs. computerbauerASP bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, von unterwegs auf Ihre Daten zuzugreifen:über DSL (im gesicherten verschlüsselten Tunnel) über GPRS oder UMTS (direkt im geschlossenen Netzwerk) Sprechen Sie mit unseren Beratern über die Möglichkeiten für Ihr mobiles Arbeiten - ganz gleich, ob Sie gerade im Büro, im Außendienst oder im HomeOffice sind. dezentrale arbeitsplätze wachsen zusammen sicherheit Datensicherung Die gesamte Geschäftswelt basiert auf Informationen. Die Mengen und Werte der Informationen und Daten, die auf PCs und Servern abgelegt sind, sind noch nie größer gewesen als heute. Eine lückenlose und vollständige Datensicherung ist für jedes Unternehmen von höchster Priorität. computerbauerASP übernimmt für Sie die allabendliche Datensicherung (Montag-Freitag), überprüft die zughörigen Auftragsprotokolle und überprüft in die testweise Rücksicherung der Daten auf Fehlerfreiheit. Wir übernehmen den Wechsel der Medien sowie die geschützte und fachgerechte Lagerung. Datensicherheit Firewall computerbauerASP Ausfallsicherheit Durch die Zentralisierung der Server-Infrastruktur muss höchste Ausfall-sicherheit gewährleistet werden. Das computerbauerASP Rechenzentrum ist durch batterie- und aggregat-gestützte Stromversorgungen abgesichert. Alle systemkritischen Komponenten sind redundant implementiert und werden im Fehlerfall während des Betriebs getauscht. M"net als unserer kompetenter Service Provider für die Anbindung ihres Unternehmens garantiert 99,99% Verfügbarkeit der Verbindung. Alle Programme und Daten werden vollständig aus der IT-Infrastruktur des computerbauerASP Rechenzentrums bezogen. Der Zugriff der Mitarbeiter eines Unternehmens auf die Server von computerbauerASP erfolgt aus-schließlich über verschlüsselte Tunnel im geschlos-senen Netzwerk (M"net). Mobiler Zugriff der Mitarbeiter kann ausschließlich über mehrfach verschlüsselte VPN-Tunnel, deren Authentifizierung durch Zertifikate zusätzlich geschützt ist. Von Aussen ist das Rechenzentrum ist durch ein umfangreiches und mehrstufiges Firewall-System geschützt. Serverbasierende, automatische Verteilung von Updates und selbstlernende Virenscanner schützen das Netzwerk und seine Benutzer zusätzlich von innen. kosten Umfangreiche Hardware-Investitionen werden quasi überflüssig, da die Anforderungen im ASP-Betrieb deutlich geringer sind. Gleichzeitig nutzen Sie unseren professionellen Support der Computer Bauer ASP Services. Und das zu besonders günsigen Konditionen: Ihre EDV-Kosten werden endlich planbar und sind monatlich fix kalkuliert. Preisrechner ONLINE total mobil Über UMTS- oder GPRS-Card bekommen Sie direkten Zugang zum computerbauerASP schon ab 2,00€ pro Stunde (bei Einsatz einer Vodafone TimeXXL-Card für 30 Stunden monatlich, zzgl. MwSt.) voraussetzungen ethernet-verkabelung In Ihrer Kanzlei sollte bereits eine Ethernet-Netzwerkverkabelung mindestens nach dem Category5-Standard für 100BaseT vorhanden sein. Optimal wäre es ebenfalls wenn alle PCs mit hochwertigen Netzwerkkarten sowie das Netzwerk mit hochwertigen aktiven Komponenten (Switches) ausgestattet sind. TCP/IP ist erforderlich. Mnet-DSL Zur Anbindung Ihrer Kanzlei an computerbauerASP ist die Verfügbarkeit von M"Net-DSL Festverbindung erforderlich. Sollte M"Net-DSL an Ihrem Standort nicht verfügbar sein, können wir Ihr Unternehmen auch über andere Service-Provider anbinden. druckumgebung Um eine funktionsfähige und stabile Druckumgebung zu Gewährleisten werden nur Hewlett Packard Laserdrucker unterstützt. Die Einbindung von Geräten anderer Hersteller kann im Betrieb zu Problemen fürhen und muss im Vorfeld geprüft und mit computerbauerASP abgestimmt werden. arbeitsplätze Technisch fehlerfreier PC mit funktionsfähiger Installation des Betriebssystems (Windows 98, Windows ME, Windows 2000, Windows XP). Alternativ können auch vorhandene ThinClients weiterverwendet werden. Gerne stehen wir und computerbauer Ihnen bei der Vorbereitung Ihrer Kanzlei zur Verfügung. Quantitativer und qualitativer Nutzen Das Nutzenpotenzial von Dokumentenmanagementsystemen wird seit geraumer Zeit nicht mehr in Frage gestellt. Produktivitätssteigerungen >10% sind ohne weiteres erreichbar. Bei Einsatz von ELO als DMS liegt die Amortisationszeit regelmäßig bei 6 bis 24 Monaten. Qualitativer Nutzen Gerade die qualitativen Nutzenaspekte unterstützen Unternehmen maßgeblich bei der Erreichung Ihrer strategischen Zielsetzungen. Wichtige Vorteile können dabei sein: Umfassende Auskunftsbereitschaft; Verbesserter Kundenservice in der Anfragenbearbeitung Reduzierung von Liegezeiten, während derer Vorgänge unbearbeitet bleiben Verbesserte Dokumentensicherheit Verbesserung des Servicegrads, höhere Kundenbindung Reduzierung von Risiken aus Fehlablagen, verlorenen Dokumenten, unvollständigen oder nicht auffindbaren Akten oder nicht gesicherten Beständen GoBs- und AO-konforme Archivierung Bessere Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Vorgängen Quantitativer Nutzen Kosten bei Bearbeitung und Ablage in Papierform: Ablagekosten pro Dokument zwischen 0,30€ und 1,00€. Recherchekosten pro Beleg/Vorgang zwischen 0,35€ und 20,00€. sortieren und ablegen, abh. von Stundensatz und Ablageform (Loseblattsammlung, Ordner, Hefter) je nach Stundensatz und Ablageort (Schreibtisch, Abteilungsablage, Archiv) Einsparungspotenziale mit ELO bei Büroarbeitsplatzen: schnellere Ablage und Recherche 25% - 40% Reduzierung von Archivflächen 50% - 80% Verkürzung der Durchlaufzeiten 30% - 90% Reduzierung von Routinearbeiten 30% - 40% prinzip Scannen | Postbox Alle Akten, eingehende (Tages-) Post, originale Bescheide, Urkunden, etc. werden mit Hilfe eines Scanners digitalisiert. Gescannte Dokumente werden als (unter umständen) mehrseitige Bilddateien im TIF-Format gespeichert und können nicht bearbeitet werden. Andere Dateien wie z.B. Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Visio, usw... können über die sogenannte Postbox in das DMS übergeben werden. Diese Dokumente werden im originären Dateiformat (DOC, XLS...) gespeichert. Verschlagworten Mit der Vergabe von Keywords (Verschlagwortung) werden Informationen, wie z. B. der Autor des Dokuments, Kunde oder Geschäftspartner, Rechnungsnummer oder Dokumenteninhalt, als Stichworte der Datei beigefügt. Die Verschalgwortung erfolgt über Ablagemasken. Diese Dialoge können frei erstellt werden und unter anderem auch mit Pflichfeldern und Stichwortlisten belegt werden. Mit Hilfe der Verschlagwortung werden bei einer Suche schnelle und genaue Ergebnisse erzielt. Verteilen Im DMS steht jedem Benutzer eine Postbox sowie ein Aufgabenbereich zur Verfügung, an die Dokumente und Dateien geschickt werden können. Auf diesem Weg findet jedes Dokument seinen Bearbeiter und umgekehrt. Die Verteilung der Dokumente kann manuell, automatisiert per Script oder automatisch über einen WorkFlow erfolgen. Ablegen | Archivieren Das Ablegen der Dokumente im DMS erfolgt strukturiert nach dem Schrank>Ordner>Register>Register Prinzip. Sortiert nach Abteilungen, Bearbeiter, Ressort, Kunden oder Eingangs-Datum lassen sich so verschiedene elektronische Archive aufbauen und mit Dokumenten füllen. abgelegte Dokumente sind bei entsprechender Rechte-vergabe nicht veränder- und löschbar (Revisionssicher). Eine Versionskontrolle ermöglicht eine beliebig häufige Veränderung des Dokuments. Das unveränderte Original bleibt erhalten und wird durch die verschiedenen Versionen ergänzt (Versionierung). Auschecken | Bearbeiten | Einchecken Im Archiv abgelegte Dokumente müssen durch den Bearbeiter ausgecheckt werden. Ausgecheckte Dokumente werden im Archiv mit einem Sperreintrag versehen und können durch keinen weiteren Bearbeiter ausgecheckt werden. Nach dem ändern des Dokuments checkt der Bearbeiter dieses wieder ein. Im Archiv wird dabei eine neue Version des Elements erstellt welches der Bearbeiter mit einem Versionskommentar versehen kann. Jede beliebige Version eines Dokuments ist sofort reproduzierbar und kann als Arbeitsversion verwendet werden. Workflow Viele Wege, die ein Dokument im Unternehmen geht, lassen sich mit einem DMS automatisieren. Durch AdHoc- oder vorgegebene Workflows lassen sich z.B. Eingangsrechnungen nach dem Scannen automatisch an den jeweiligen Sachbearbeiter, danach an einen Entscheider und zum Schluss an die Buchhaltung weiterleiten. Die eingebundenen Benutzer haben dann jeweils die im Workflow vorgegebenen Möglichkeiten z.B. weitergabe an den nächsten Mitarbeiter oder zurückweisen z.B. Aufgrund von Fehlern. Für jede zu durchlaufende Station lassen sich maximale Verweildauern angeben. Der Workflow wird protokolliert wodurch dessen Status auch nach Abschluß jederzeit Abrufbar ist. technik ELO Server Beim ELO-Server handelt es sich um einen Standard Windows 2000 oder 2003 – Server. In der Regel werden auf diesem sowohl die Datenbank (MS SQL oder Oracle), als auch das Dokumentenarchiv gehalten. Alle Dokumente werden in Ihrem ursprünglichen Dateiformat abgespeichert (also z.B. Word-Dokumente als *.doc). Als ELO-Server kann auch ein bereits bestehender File-Server weiter verwendet werden. Der ELO-Server sollte auf Sicherheit optimiert sein. Mindestanforderungen werden durch die verwendete Datenbanksoftware vorgegeben. (MS SQL oder Oracle). ELO Client Der ELO Client ist ein Modul, das an jedem Arbeitsplatz eingerichtet wird. Die Anforderungen an die Hardware sind sehr niedrig. Jeder PC, auf dem MS Word läuft, kommt auch mit dem ELO Client klar. Der Client ist voll Terminalserver-tauglich. Der ELO-Client stellt die Ablagestrukturen in einer Explorer-ähnlichen Ansicht dar. Das Prinzip „Ablage in Schränken, Ordnern, Registern, Unterregistern“ erlaubt es auch dem nicht so EDV-versierten Sachbearbeiter, sich schnell in das Dokumenten-Management einzugewöhnen. ELO Volltext Das ELO Volltext-Modul ist eine leistungsfähige OCR-Software, die eine Volltextindexierung und –Recherche der in ELO archivierten Dokumente erlaubt. ELO Internetgateway ELO verfügt über einen leistungsstarken Browser-basierten Internetclient. Mit diesem lässt sich auch an Arbeitsplätzen on ELO-Installation operativ an den Datenbeständen arbeiten. Dokumentenversionierung Alle Dokumente können unveränderbar im Archiv abgelegt werden. Sobald Änderungen an einem Dokument durchgeführt werden sollen, wird automatisch eine neue Version erstellt und zu der bestehenden hinzugefügt. Ein Zugriff auf das Ursprungsdokument bleibt jederzeit erhalten. Es ist jederzeit nachvollziehbar, wer, wann Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat. ELO Script ELO verfügt über eine eingebaute Scriptsprache, die an VB-Script angelehnt ist. Damit lassen sich problemlos individuelle Programmerweiterungen und –Automatisierungen programmieren. ELO Workflowmodul Das standardmäßig in ELO enthaltene Workflowmodul erlaubt die einfache grafische Abbildung von komplexen Geschäftsprozessen und die Dokumentensteuerung und Vorgangsprotokollierung im Unternehmen. mobilität Um die Vorteile eines effizienten Dokumentenmanagements auch flexibel und standortunabhängig nutzen zu können, bieten wir Ihnen mehrere Möglichkeiten zum mobilen Datenzugriff. ELO im computerbauerASP-Rechenzentrum Als Bestandteil unseres ASP-Rechenzentrums können Sie auch das Programm ELOprofessional mieten. Wie bei allen anderen ASP-Programmen erhalten Sie für eine günstige monatliche Pauschale den betreuten Zugriff auf ein leistungsfähiges System. Investitionen für eine DMS-Anschaffung entfallen für Sie ebenso, wie die Notwendigkeit zur Vorhaltung entsprechenden Wartungs- und Customizing-Know-Hows. ELO auf Ihren eigenen Servern mit Produktiv-Remotezugriff Sie können über Ihre gewohnte WTS-Umgebung auf ELO zugreifen. Auf diese Weise haben Sie ständig alle Vorgänge parat - am Heimarbeitsplatz, beim Kunden, im Zug, im Urlaub. Die Anbindung erfolgt über beliebige Internetverbindungen. Wir können Ihnen sogar äußerst günstige UMTS-VPN-Verbindungen anbieten. Die Arbeitsgeschwindigkeit unterscheidet sich dabei praktisch nicht von der Arbeitsgeschwindigkeit im Büro. Auf diese Weise können Sie jetzt sogar von der Baustelle oder dem Kunden aus auf alle gewünschten Informationen bequem zugreifen. - Vereinbaren Sie gerne einen Demonstrationstermin. Selbsttragende Archive Wenn Sie die Dokumente lieber zu reinen Recherchezwecken direkt auf Ihr Notebook kopieren möchten, so haben Sie mit ELO problemlos die Möglichkeit dazu. Sie exportieren einfach den oder die gewünschten Ordner in ein so genanntes selbsttragendes Archiv mit eingebautem ELO-Viewer und können die erstellten Dateien auf einer CD, DVD oder Festplatte mitnehmen. Zur Ansicht der Dokumente muss auf dem Computer keine ELO installiert sein. Die Anzeige erfolgt über den mitgespeicherten Viewer. ELOmobil Für ELOprofessional steht ein voll funktionsfähiger Mobile-Client zur Verfügung. Dieser macht Ihre Notebooks zu kleinen ELO-Servern, die sich bei jedem Andocken an das Heimatnetzwerk ohne Zutun des Mitarbeiters replizieren. Auf diese Weise führen Sie auf Ihren Außendienst-Notebooks immer die aktuellsten Informationen mit sich. dms consulting Neben der Auswahl der richtigen Software für das Dokumentenmanagement ist es besonders wichtig, die Prozesse optimal auf die elektronische Dokumentenbearbeitung anzupassen. Auf diese Weise können erhebliche Optimierungs- und Kosteneinsparungspotenziale realisiert werden. Wir unterstützen Sie mit unserem Consulting in allen Organisations- und IT-Fragen, erstellen Pflichtenhefte und Verfahrensdokumentationen, erarbeiten mit Ihnen gemeinsam die optimalen Ablagestrukturen, passen die Schnittstellen zu anderen Programmen und Workflows für Sie an, übernehmen die Programmierung von Automatisierungsskripten, bereiten eine evtl. gewünschte Zertifizierung vor, schulen Ihre Mitarbeiter und begleiten Sie dauerhaft bei der Optimierung Ihrer Organisationsstrukturen mit Hilfe moderner EDV-Systeme. Typischer Projektablauf ELO-Einführung Bei der Durchführung unserer Projekte achten wir sorgfältig auf ein ordentliches Qualitätsmanagement. Dazu gehört die strukturierte Durchführung der Consultingprojekte. Bei der ELO-Einführung gehen wir deshalb in der Regel nach den folgenden Schritten vor: Workshop und Ist-Analyse Im Gespräch mit Ihren Mitarbeitern nehmen wir die wesentlichen Projektinformationen auf: Aufnahme der betroffenen Dokumententypen und -mengen Aufnahme der bestehenden Ablagestrukturen Aufnahme der bestehenden Prozesse Aufnahme vorhandener Hard- und Software Aufnahme der gewünschten Rechtestrukturen Erarbeitung eines Lasten-/Pflichtenheftes Planung und Vorbereitung des Projektes Basierend auf den Informationen der Ist-Analyse bereiten wir jetzt Ihr ELO-Projekt aus organisatorischer Sicht auf. Wir planen evtl. benötigte Hard- und Softwareanpassungen. Wir erstellen einen Musterablageplan und arbeiten diesen in ELO ein. Wir erstellen die elektronischen Workflows zur Prozessoptimierung Wir erstellen die Ablagemasken für die verschiedenen Dokumententypen Wir bereiten die Schnittstellen für Ihre anderen Programme vor. Wir arbeiten die von Ihnen gewünschten Stichwortlisten ein. Wir bereiten die gewünschten Automatisierungsskripte vor. Wir setzen Ihr ELO-System in einer Test-Umgebung auf. Wir erstellen eine Verfahrensdokumentation als Organisationshandbuch für die interne Verwendung und als Dokumentationsnachweis für eine evtl. Testierung. Implementierung Im nächsten Schritt wird Hard- und Software an Sie geliefert und installiert; das vorkonfigurierte Produktivsystem auf Ihren Servern eingespielt. Customizing Gemeinsam mit Ihren Key-Usern werden die Tests der vorkonfigurierten Umgebung durchgeführt und anschliessend evtl. nötige Änderungen und Ergänzungen eingearbeitet. Schulung Daraufhin folgt die Schulung Ihrer Mitarbeiter und die Übergabe des Systems. After-Sales Support In der Folge stehen wir für weitergehende Detailschulungen, Systemerweiterungen und –anpassungen und prozessoptimierungen ebenso zur Verfügung, wie für die Beantwortung von Organisations- und IT-Fragen. dms zertifizierung Zertifizierung und Hintergrund Im Rahmen einer Dokumenten-Management-Einführung entsteht häufig die Frage nach der Zulässigkeit und Anerkennung von Dokumenten, die in rein digitaler Form archiviert werden. Hierzu gibt es eine Anzahl, zum Teil unübersichtlicher, gesetzlicher Vorgaben, Regelungen und Stellungnahmen, die die Anforderungen an eine „revisionssichere“ Archivierung elektronisch gespeicherter Dokumente definieren. Die Einhaltung dieser Rahmenbedingungen und Vorschriften ist für Kunden und Systemintegratoren von DMS-Lösungen zum Teil nicht ganz einfach, da es keine „sichere“ DMS-Software gibt. Die meisten Programme lassen sich aber so einrichten, dass Sie die Anforderungen erfüllen, sofern die Einstellungen in der Software korrekt vorgenommen werden, eine Verfahrensanweisung die sichere Handhabung beschreibt und die in der Verfahrensanweisung beschriebenen Prozesse auch tatsächlich in der Praxis gelebt werden. Wir unterstützen die DMS-Kunden dabei, Gewissheit zu erlangen, dass ihr System die rechtlichen Anforderungen gem. GoBs, GdPDU, AO und sonstiger einschlägiger Rechtsvorschriften erfüllt. Die ist für unsere Kunden sowohl im Sinne der Innenrevision und Datensicherheit, als auch im Hinblick auf mögliche Betriebsprüfungen oder Beweissicherungsverfahren von Bedeutung. Gemeinsam mit unserem Kooperationspartner, der angesehenen Münchener Wirtschaftsprüfungskanzlei HPH & AH (Halmburger), erstellen wir für unsere Kunden Verfahrensdokumentationen, beraten die Kunden bei der Absicherung Ihrer Systeme und Prozesse, führen eine Sonderprüfung durch und bestätigen die Einhaltung der oben geschilderten Anforderungen durch ein WP-Testat. Ergänzend hierzu bemühen wir uns, nach erteiltem Testat, um eine Anerkennung der digitalen Eingangsrechnungskopien beim jeweils für den Kunden zuständigen Finanzamt, da diese Dokumente gem. USt-Gesetz ausschließlich im Original aufzubewahren sind und eine unerlaubte Vernichtung der Originalbelege schädlich für die Vorsteuerabzugsfähigkeit sein könnte. Nutzen der Zertifizierung Bei der Jahresabschlussprüfung können/müssen die Ergebnisse der Sonderprüfung vom für die Jahresabschlussprüfung zuständigen Wirtschaftsprüfer übernommen werden. Dies spart dem Unternehmen Zeit und Kosten bei der JA-Prüfung. Das Unternehmen geht im Sinne der internen Revision sicher, dass die Prozesse und Systeme vor Manipulationen von Innen und Außen abgesichert sind. Das Unternehmen bekommt bestätigt, dass alle relevanten gesetzlichen Anforderungen von der eingesetzten DMS-Umgebung erfüllt werden. Das Unternehmen erhält mit dem Testat eine gewichtige Argumentationshilfe gegenüber dem Finanzamt, um eine Anerkennung seiner digital archivierten Eingangsrechnungen als Ersatz für die (evtl. bereits vernichteten) Originalbelege durchzusetzen.</p>
<p>Computer Bauer ASP Services GmbH Lerchenweg 2 D-85609 Aschheim Telefon +49 89 991497-11 Telefax +49 89 991497-10 eMail info@computerbauer-asp.de Geschäftsführer Mathias Bauer Steuernummer 808/36213</p>
<p>Als IT Systemhaus betreuen wir PC Server und ihre Infrastruktur. Wir sind Spezialist auf dem Gebiet Client Server Netzwerke mit Microsoft Windows Server 2000 / 2003 mit Erweiterungen Microsoft Exchange Server Microsoft SQL Server oder als Terminal Server mit oder ohne Citrix Metaframe / Presentation Server. Wir betreuen die DATEV Umgebung ( Rechnungswesen REWE, Steuer Programme, Lohn + Gehalt LODAS ) von Steuerberaterung und Wirtschaftsprüfern sowie Anwalts kanzleien und halten Sie mit Updates auf den aktuellen Stand ( DATEV Systempartner ). Wir beraten sie bei neuanschaffungen und helfen Ihnen bei der Migration auf neue Software generationen. Als computerbauerASP betreiben wir ein Rechenzentrum RZ und bieten ihnen mittels Application Service Provider Providing ( ASP ) IT Outsourcing zu fixen und günsitgen Preisen. Wir beraten Sie bei der Anschaffung von Dokumenten Management Systemen DMS wie ELO professional enterprise oder Saperion. Wir zertifizieren Ihr DMS ( Zertifikat Revisionssicherheit ). Wir implementieren Customer Relationship Management CRM oder ERP Software. Wir unterstützen Sie bei der Integration von DATEVnet DATEVvpn und DATEVasp. Wir schützen Ihr Netzwerk mit Firewalls und Proxys, bieten Ihnen die Möglichkeit untervegs via Internet VPN / UMTS / GPRS / ISDN mobil mit dem Notebool zu arbeiten, mit Handy Blueberry oder via Outlook Web Access ihre eMails zu empfangen. Wir bieten Jobs in allen Tätigkeitsbereichen und bilden junge engagierte Menschen zum IT Systemelektroniker aus. Als IT Systemhaus betreuen wir PC Server und ihre Infrastruktur. Wir sind Spezialist auf dem Gebiet Client Server Netzwerke mit Microsoft Windows Server 2000 / 2003 mit Erweiterungen Microsoft Exchange Server Microsoft SQL Server oder als Terminal Server mit oder ohne Citrix Metaframe / Presentation Server. Wir betreuen die DATEV Umgebung ( Rechnungswesen REWE, Steuer Programme, Lohn + Gehalt LODAS ) von Steuerberaterung und Wirtschaftsprüfern sowie Anwalts kanzleien und halten Sie mit Updates auf den aktuellen Stand ( DATEV Systempartner ). Wir beraten sie bei neuanschaffungen und helfen Ihnen bei der Migration auf neue Software generationen. Als computerbauerASP betreiben wir ein Rechenzentrum RZ und bieten ihnen mittels Application Service Provider Providing ( ASP ) IT Outsourcing zu fixen und günsitgen Preisen. Wir beraten Sie bei der Anschaffung von Dokumenten Management Systemen DMS wie ELO professional enterprise oder Saperion. Wir zertifizieren Ihr DMS ( Zertifikat Revisionssicherheit ). Wir implementieren Customer Relationship Management CRM oder ERP Software. Wir unterstützen Sie bei der Integration von DATEVnet DATEVvpn und DATEVasp. Wir schützen Ihr Netzwerk mit Firewalls und Proxys, bieten Ihnen die Möglichkeit untervegs via Internet VPN / UMTS / GPRS / ISDN mobil mit dem Notebool zu arbeiten, mit Handy Blueberry oder via Outlook Web Access ihre eMails zu empfangen. Wir bieten Jobs in allen Tätigkeitsbereichen und bilden junge engagierte Menschen zum IT Systemelektroniker aus. Endlich Ruhe... Geniessen Sie mit computerbauerASP die Vorzüge eines vollkommen 'geräuschlosen Arbeitsplatzes'. Wir setzen auf ThinClients von Hewlett Packard mit Microsoft Windows XPe. Durch die flexible Architektur lassen sich die klassischen Vorteile eines ThinClients ohne die sonst üblichen Einschränkungen verbinden. wer sind wir? Unsere Aufgabe Ihr Ziel Die Computer Bauer ASP Services GmbH ist ein Tochterunternehmen der Computer Bauer GmbH, die schon seit vielen Jahren erfolgreich als IT-Systemhaus am Markt agiert. Das umfangreiche IT-Know-how, spezialisiert auf die Bedürfnisse der steuerberatenden Berufe, der Computer Bauer GmbH wird heute in rund 100 Kanzleien und mittelständischen Unternehmen im gesamten Bundesgebiet intensiv genutzt und betreut über 500 Arbeitsplätze im First- und Second Level Support. Aus diesem umfangreichen Know-how ist die Computer Bauer ASP Services GmbH entstanden. Wir konzentrieren uns auf die Entwicklung und Implementierung von ganzheitlichen ASP Dienst-leistungen sowie von spezialisierten Business-on-demand Diensten. im netzwerk mit computerbauer Durch die Verknüpfung der beiden Unternehmen profitieren wir aus den praxisnahen Erfahrungen eines fest am Markt plazierten IT-Systemhauses. - Outsourcing - die services von computerbauerASP Als Application Service Provider (ASP) übernehmen wir das komplette Management Ihrer EDV. Für Sie hat das viele Vorteile: Wir halten die benötigte Software auf dem aktuellen Stand, Sie greifen über eine sichere Verbindung auf Ihre Programme und Daten zu, die zentral auf einem Server der Computer Bauer ASP Services liegen, von Ab sofort müssen Sie sich weder mit Programm-Updates noch mit unterschiedlichem Datenstand durch Außendienseinsätze beschäftigen. Die Sicherung Ihrer Daten läuft automatisch regelmäßig und wird von unseren Experten überwacht. Sie gewinnen Zeit, sich wieder auf Ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren. asp - warum? freiheit Entlastung von EDV-Aufgaben, Konzentration auf das Kerngeschäft Unabhängig von immer kürzeren Lebenszyklen von Hardware und Software First Level Support durch das Know-how von computerbauer und computerbauerASP sicherheit Gewährleistung höchstmöglicher Verfügbarkeit, Daten- und Ausfallsicherheit Technologisch immer up-to-date, alle Sicherheitsstandards voll genutzt mobilität Mobilität durch Online-Zugriff auf Ihre Daten über eine sichere Datenleitung kosten Geringe Investitionskosten Planungssicherheit und gute Kostenkontrolle durch mehr Transparenz Modernes IT-Outsourcing möglichkeiten mobiles arbeiten - immer und überall Anbindung Kanzlei-externer Arbeitsplätze über DSL / ISDN / UMTS / GPRS Datensicherheit auch bei Außendiensteinsätzen Keine ungewollte Redundanz der Dateien Kein Datenabgleich erforderlich nutzen sie ihre IT ohne stress und lästige EDV-aufgaben Hohe Sicherheit duch geschlossenes Netzwerk Gesicherter Internetzugang Sicherheitspatches und Virenscanner e-mail Abwicklung über Microsoft Exchange Server 2003 Gemeinsamer Terminkalender für Ihre Mitarbeiter Geringe Hardware-Anforderungen an die PC-Arbeitsplätze fixe kalkulierbare kosten Kosten gestaffelt je Arbeitsplatz Planungssicherheit durch gleichbleibende monatliche Kosten mobilität Mit den ASP Services von computerbauerASP profitieren Sie mehrfach. Ihre Mitarbeiter sind mobil und müssen zugleich nicht auf die gewohnten Buchhaltungs/Steuer-Programme, Microsoft Office oder Outlook/Exchange verzichten. So vernetzen Sie die gesamte Kanzlei, ganz gleich wo sich Ihre Mitarbeiter aufhalten. Autorisierte Mitarbeiter greifen über DSL oder per UMTS- oder GPRS-Karte problemlos auf die Daten und Programme in unserem Rechenzentrum zu, von zuhause, vom Kunden/Mandanten, aus Niederlassungen, von unterwegs. computerbauerASP bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, von unterwegs auf Ihre Daten zuzugreifen:über DSL (im gesicherten verschlüsselten Tunnel) über GPRS oder UMTS (direkt im geschlossenen Netzwerk) Sprechen Sie mit unseren Beratern über die Möglichkeiten für Ihr mobiles Arbeiten - ganz gleich, ob Sie gerade im Büro, im Außendienst oder im HomeOffice sind. dezentrale arbeitsplätze wachsen zusammen sicherheit Datensicherung Die gesamte Geschäftswelt basiert auf Informationen. Die Mengen und Werte der Informationen und Daten, die auf PCs und Servern abgelegt sind, sind noch nie größer gewesen als heute. Eine lückenlose und vollständige Datensicherung ist für jedes Unternehmen von höchster Priorität. computerbauerASP übernimmt für Sie die allabendliche Datensicherung (Montag-Freitag), überprüft die zughörigen Auftragsprotokolle und überprüft in die testweise Rücksicherung der Daten auf Fehlerfreiheit. Wir übernehmen den Wechsel der Medien sowie die geschützte und fachgerechte Lagerung. Datensicherheit Firewall computerbauerASP Ausfallsicherheit Durch die Zentralisierung der Server-Infrastruktur muss höchste Ausfall-sicherheit gewährleistet werden. Das computerbauerASP Rechenzentrum ist durch batterie- und aggregat-gestützte Stromversorgungen abgesichert. Alle systemkritischen Komponenten sind redundant implementiert und werden im Fehlerfall während des Betriebs getauscht. M"net als unserer kompetenter Service Provider für die Anbindung ihres Unternehmens garantiert 99,99% Verfügbarkeit der Verbindung. Alle Programme und Daten werden vollständig aus der IT-Infrastruktur des computerbauerASP Rechenzentrums bezogen. Der Zugriff der Mitarbeiter eines Unternehmens auf die Server von computerbauerASP erfolgt aus-schließlich über verschlüsselte Tunnel im geschlos-senen Netzwerk (M"net). Mobiler Zugriff der Mitarbeiter kann ausschließlich über mehrfach verschlüsselte VPN-Tunnel, deren Authentifizierung durch Zertifikate zusätzlich geschützt ist. Von Aussen ist das Rechenzentrum ist durch ein umfangreiches und mehrstufiges Firewall-System geschützt. Serverbasierende, automatische Verteilung von Updates und selbstlernende Virenscanner schützen das Netzwerk und seine Benutzer zusätzlich von innen. kosten Umfangreiche Hardware-Investitionen werden quasi überflüssig, da die Anforderungen im ASP-Betrieb deutlich geringer sind. Gleichzeitig nutzen Sie unseren professionellen Support der Computer Bauer ASP Services. Und das zu besonders günsigen Konditionen: Ihre EDV-Kosten werden endlich planbar und sind monatlich fix kalkuliert. Preisrechner ONLINE total mobil Über UMTS- oder GPRS-Card bekommen Sie direkten Zugang zum computerbauerASP schon ab 2,00€ pro Stunde (bei Einsatz einer Vodafone TimeXXL-Card für 30 Stunden monatlich, zzgl. MwSt.) voraussetzungen ethernet-verkabelung In Ihrer Kanzlei sollte bereits eine Ethernet-Netzwerkverkabelung mindestens nach dem Category5-Standard für 100BaseT vorhanden sein. Optimal wäre es ebenfalls wenn alle PCs mit hochwertigen Netzwerkkarten sowie das Netzwerk mit hochwertigen aktiven Komponenten (Switches) ausgestattet sind. TCP/IP ist erforderlich. Mnet-DSL Zur Anbindung Ihrer Kanzlei an computerbauerASP ist die Verfügbarkeit von M"Net-DSL Festverbindung erforderlich. Sollte M"Net-DSL an Ihrem Standort nicht verfügbar sein, können wir Ihr Unternehmen auch über andere Service-Provider anbinden. druckumgebung Um eine funktionsfähige und stabile Druckumgebung zu Gewährleisten werden nur Hewlett Packard Laserdrucker unterstützt. Die Einbindung von Geräten anderer Hersteller kann im Betrieb zu Problemen fürhen und muss im Vorfeld geprüft und mit computerbauerASP abgestimmt werden. arbeitsplätze Technisch fehlerfreier PC mit funktionsfähiger Installation des Betriebssystems (Windows 98, Windows ME, Windows 2000, Windows XP). Alternativ können auch vorhandene ThinClients weiterverwendet werden. Gerne stehen wir und computerbauer Ihnen bei der Vorbereitung Ihrer Kanzlei zur Verfügung. Quantitativer und qualitativer Nutzen Das Nutzenpotenzial von Dokumentenmanagementsystemen wird seit geraumer Zeit nicht mehr in Frage gestellt. Produktivitätssteigerungen >10% sind ohne weiteres erreichbar. Bei Einsatz von ELO als DMS liegt die Amortisationszeit regelmäßig bei 6 bis 24 Monaten. Qualitativer Nutzen Gerade die qualitativen Nutzenaspekte unterstützen Unternehmen maßgeblich bei der Erreichung Ihrer strategischen Zielsetzungen. Wichtige Vorteile können dabei sein: Umfassende Auskunftsbereitschaft; Verbesserter Kundenservice in der Anfragenbearbeitung Reduzierung von Liegezeiten, während derer Vorgänge unbearbeitet bleiben Verbesserte Dokumentensicherheit Verbesserung des Servicegrads, höhere Kundenbindung Reduzierung von Risiken aus Fehlablagen, verlorenen Dokumenten, unvollständigen oder nicht auffindbaren Akten oder nicht gesicherten Beständen GoBs- und AO-konforme Archivierung Bessere Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Vorgängen Quantitativer Nutzen Kosten bei Bearbeitung und Ablage in Papierform: Ablagekosten pro Dokument zwischen 0,30€ und 1,00€. Recherchekosten pro Beleg/Vorgang zwischen 0,35€ und 20,00€. sortieren und ablegen, abh. von Stundensatz und Ablageform (Loseblattsammlung, Ordner, Hefter) je nach Stundensatz und Ablageort (Schreibtisch, Abteilungsablage, Archiv) Einsparungspotenziale mit ELO bei Büroarbeitsplatzen: schnellere Ablage und Recherche 25% - 40% Reduzierung von Archivflächen 50% - 80% Verkürzung der Durchlaufzeiten 30% - 90% Reduzierung von Routinearbeiten 30% - 40% prinzip Scannen | Postbox Alle Akten, eingehende (Tages-) Post, originale Bescheide, Urkunden, etc. werden mit Hilfe eines Scanners digitalisiert. Gescannte Dokumente werden als (unter umständen) mehrseitige Bilddateien im TIF-Format gespeichert und können nicht bearbeitet werden. Andere Dateien wie z.B. Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Visio, usw... können über die sogenannte Postbox in das DMS übergeben werden. Diese Dokumente werden im originären Dateiformat (DOC, XLS...) gespeichert. Verschlagworten Mit der Vergabe von Keywords (Verschlagwortung) werden Informationen, wie z. B. der Autor des Dokuments, Kunde oder Geschäftspartner, Rechnungsnummer oder Dokumenteninhalt, als Stichworte der Datei beigefügt. Die Verschalgwortung erfolgt über Ablagemasken. Diese Dialoge können frei erstellt werden und unter anderem auch mit Pflichfeldern und Stichwortlisten belegt werden. Mit Hilfe der Verschlagwortung werden bei einer Suche schnelle und genaue Ergebnisse erzielt. Verteilen Im DMS steht jedem Benutzer eine Postbox sowie ein Aufgabenbereich zur Verfügung, an die Dokumente und Dateien geschickt werden können. Auf diesem Weg findet jedes Dokument seinen Bearbeiter und umgekehrt. Die Verteilung der Dokumente kann manuell, automatisiert per Script oder automatisch über einen WorkFlow erfolgen. Ablegen | Archivieren Das Ablegen der Dokumente im DMS erfolgt strukturiert nach dem Schrank>Ordner>Register>Register Prinzip. Sortiert nach Abteilungen, Bearbeiter, Ressort, Kunden oder Eingangs-Datum lassen sich so verschiedene elektronische Archive aufbauen und mit Dokumenten füllen. abgelegte Dokumente sind bei entsprechender Rechte-vergabe nicht veränder- und löschbar (Revisionssicher). Eine Versionskontrolle ermöglicht eine beliebig häufige Veränderung des Dokuments. Das unveränderte Original bleibt erhalten und wird durch die verschiedenen Versionen ergänzt (Versionierung). Auschecken | Bearbeiten | Einchecken Im Archiv abgelegte Dokumente müssen durch den Bearbeiter ausgecheckt werden. Ausgecheckte Dokumente werden im Archiv mit einem Sperreintrag versehen und können durch keinen weiteren Bearbeiter ausgecheckt werden. Nach dem ändern des Dokuments checkt der Bearbeiter dieses wieder ein. Im Archiv wird dabei eine neue Version des Elements erstellt welches der Bearbeiter mit einem Versionskommentar versehen kann. Jede beliebige Version eines Dokuments ist sofort reproduzierbar und kann als Arbeitsversion verwendet werden. Workflow Viele Wege, die ein Dokument im Unternehmen geht, lassen sich mit einem DMS automatisieren. Durch AdHoc- oder vorgegebene Workflows lassen sich z.B. Eingangsrechnungen nach dem Scannen automatisch an den jeweiligen Sachbearbeiter, danach an einen Entscheider und zum Schluss an die Buchhaltung weiterleiten. Die eingebundenen Benutzer haben dann jeweils die im Workflow vorgegebenen Möglichkeiten z.B. weitergabe an den nächsten Mitarbeiter oder zurückweisen z.B. Aufgrund von Fehlern. Für jede zu durchlaufende Station lassen sich maximale Verweildauern angeben. Der Workflow wird protokolliert wodurch dessen Status auch nach Abschluß jederzeit Abrufbar ist. technik ELO Server Beim ELO-Server handelt es sich um einen Standard Windows 2000 oder 2003 – Server. In der Regel werden auf diesem sowohl die Datenbank (MS SQL oder Oracle), als auch das Dokumentenarchiv gehalten. Alle Dokumente werden in Ihrem ursprünglichen Dateiformat abgespeichert (also z.B. Word-Dokumente als *.doc). Als ELO-Server kann auch ein bereits bestehender File-Server weiter verwendet werden. Der ELO-Server sollte auf Sicherheit optimiert sein. Mindestanforderungen werden durch die verwendete Datenbanksoftware vorgegeben. (MS SQL oder Oracle). ELO Client Der ELO Client ist ein Modul, das an jedem Arbeitsplatz eingerichtet wird. Die Anforderungen an die Hardware sind sehr niedrig. Jeder PC, auf dem MS Word läuft, kommt auch mit dem ELO Client klar. Der Client ist voll Terminalserver-tauglich. Der ELO-Client stellt die Ablagestrukturen in einer Explorer-ähnlichen Ansicht dar. Das Prinzip „Ablage in Schränken, Ordnern, Registern, Unterregistern“ erlaubt es auch dem nicht so EDV-versierten Sachbearbeiter, sich schnell in das Dokumenten-Management einzugewöhnen. ELO Volltext Das ELO Volltext-Modul ist eine leistungsfähige OCR-Software, die eine Volltextindexierung und –Recherche der in ELO archivierten Dokumente erlaubt. ELO Internetgateway ELO verfügt über einen leistungsstarken Browser-basierten Internetclient. Mit diesem lässt sich auch an Arbeitsplätzen on ELO-Installation operativ an den Datenbeständen arbeiten. Dokumentenversionierung Alle Dokumente können unveränderbar im Archiv abgelegt werden. Sobald Änderungen an einem Dokument durchgeführt werden sollen, wird automatisch eine neue Version erstellt und zu der bestehenden hinzugefügt. Ein Zugriff auf das Ursprungsdokument bleibt jederzeit erhalten. Es ist jederzeit nachvollziehbar, wer, wann Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat. ELO Script ELO verfügt über eine eingebaute Scriptsprache, die an VB-Script angelehnt ist. Damit lassen sich problemlos individuelle Programmerweiterungen und –Automatisierungen programmieren. ELO Workflowmodul Das standardmäßig in ELO enthaltene Workflowmodul erlaubt die einfache grafische Abbildung von komplexen Geschäftsprozessen und die Dokumentensteuerung und Vorgangsprotokollierung im Unternehmen. mobilität Um die Vorteile eines effizienten Dokumentenmanagements auch flexibel und standortunabhängig nutzen zu können, bieten wir Ihnen mehrere Möglichkeiten zum mobilen Datenzugriff. ELO im computerbauerASP-Rechenzentrum Als Bestandteil unseres ASP-Rechenzentrums können Sie auch das Programm ELOprofessional mieten. Wie bei allen anderen ASP-Programmen erhalten Sie für eine günstige monatliche Pauschale den betreuten Zugriff auf ein leistungsfähiges System. Investitionen für eine DMS-Anschaffung entfallen für Sie ebenso, wie die Notwendigkeit zur Vorhaltung entsprechenden Wartungs- und Customizing-Know-Hows. ELO auf Ihren eigenen Servern mit Produktiv-Remotezugriff Sie können über Ihre gewohnte WTS-Umgebung auf ELO zugreifen. Auf diese Weise haben Sie ständig alle Vorgänge parat - am Heimarbeitsplatz, beim Kunden, im Zug, im Urlaub. Die Anbindung erfolgt über beliebige Internetverbindungen. Wir können Ihnen sogar äußerst günstige UMTS-VPN-Verbindungen anbieten. Die Arbeitsgeschwindigkeit unterscheidet sich dabei praktisch nicht von der Arbeitsgeschwindigkeit im Büro. Auf diese Weise können Sie jetzt sogar von der Baustelle oder dem Kunden aus auf alle gewünschten Informationen bequem zugreifen. - Vereinbaren Sie gerne einen Demonstrationstermin. Selbsttragende Archive Wenn Sie die Dokumente lieber zu reinen Recherchezwecken direkt auf Ihr Notebook kopieren möchten, so haben Sie mit ELO problemlos die Möglichkeit dazu. Sie exportieren einfach den oder die gewünschten Ordner in ein so genanntes selbsttragendes Archiv mit eingebautem ELO-Viewer und können die erstellten Dateien auf einer CD, DVD oder Festplatte mitnehmen. Zur Ansicht der Dokumente muss auf dem Computer keine ELO installiert sein. Die Anzeige erfolgt über den mitgespeicherten Viewer. ELOmobil Für ELOprofessional steht ein voll funktionsfähiger Mobile-Client zur Verfügung. Dieser macht Ihre Notebooks zu kleinen ELO-Servern, die sich bei jedem Andocken an das Heimatnetzwerk ohne Zutun des Mitarbeiters replizieren. Auf diese Weise führen Sie auf Ihren Außendienst-Notebooks immer die aktuellsten Informationen mit sich. dms consulting Neben der Auswahl der richtigen Software für das Dokumentenmanagement ist es besonders wichtig, die Prozesse optimal auf die elektronische Dokumentenbearbeitung anzupassen. Auf diese Weise können erhebliche Optimierungs- und Kosteneinsparungspotenziale realisiert werden. Wir unterstützen Sie mit unserem Consulting in allen Organisations- und IT-Fragen, erstellen Pflichtenhefte und Verfahrensdokumentationen, erarbeiten mit Ihnen gemeinsam die optimalen Ablagestrukturen, passen die Schnittstellen zu anderen Programmen und Workflows für Sie an, übernehmen die Programmierung von Automatisierungsskripten, bereiten eine evtl. gewünschte Zertifizierung vor, schulen Ihre Mitarbeiter und begleiten Sie dauerhaft bei der Optimierung Ihrer Organisationsstrukturen mit Hilfe moderner EDV-Systeme. Typischer Projektablauf ELO-Einführung Bei der Durchführung unserer Projekte achten wir sorgfältig auf ein ordentliches Qualitätsmanagement. Dazu gehört die strukturierte Durchführung der Consultingprojekte. Bei der ELO-Einführung gehen wir deshalb in der Regel nach den folgenden Schritten vor: Workshop und Ist-Analyse Im Gespräch mit Ihren Mitarbeitern nehmen wir die wesentlichen Projektinformationen auf: Aufnahme der betroffenen Dokumententypen und -mengen Aufnahme der bestehenden Ablagestrukturen Aufnahme der bestehenden Prozesse Aufnahme vorhandener Hard- und Software Aufnahme der gewünschten Rechtestrukturen Erarbeitung eines Lasten-/Pflichtenheftes Planung und Vorbereitung des Projektes Basierend auf den Informationen der Ist-Analyse bereiten wir jetzt Ihr ELO-Projekt aus organisatorischer Sicht auf. Wir planen evtl. benötigte Hard- und Softwareanpassungen. Wir erstellen einen Musterablageplan und arbeiten diesen in ELO ein. Wir erstellen die elektronischen Workflows zur Prozessoptimierung Wir erstellen die Ablagemasken für die verschiedenen Dokumententypen Wir bereiten die Schnittstellen für Ihre anderen Programme vor. Wir arbeiten die von Ihnen gewünschten Stichwortlisten ein. Wir bereiten die gewünschten Automatisierungsskripte vor. Wir setzen Ihr ELO-System in einer Test-Umgebung auf. Wir erstellen eine Verfahrensdokumentation als Organisationshandbuch für die interne Verwendung und als Dokumentationsnachweis für eine evtl. Testierung. Implementierung Im nächsten Schritt wird Hard- und Software an Sie geliefert und installiert; das vorkonfigurierte Produktivsystem auf Ihren Servern eingespielt. Customizing Gemeinsam mit Ihren Key-Usern werden die Tests der vorkonfigurierten Umgebung durchgeführt und anschliessend evtl. nötige Änderungen und Ergänzungen eingearbeitet. Schulung Daraufhin folgt die Schulung Ihrer Mitarbeiter und die Übergabe des Systems. After-Sales Support In der Folge stehen wir für weitergehende Detailschulungen, Systemerweiterungen und –anpassungen und prozessoptimierungen ebenso zur Verfügung, wie für die Beantwortung von Organisations- und IT-Fragen. dms zertifizierung Zertifizierung und Hintergrund Im Rahmen einer Dokumenten-Management-Einführung entsteht häufig die Frage nach der Zulässigkeit und Anerkennung von Dokumenten, die in rein digitaler Form archiviert werden. Hierzu gibt es eine Anzahl, zum Teil unübersichtlicher, gesetzlicher Vorgaben, Regelungen und Stellungnahmen, die die Anforderungen an eine „revisionssichere“ Archivierung elektronisch gespeicherter Dokumente definieren. Die Einhaltung dieser Rahmenbedingungen und Vorschriften ist für Kunden und Systemintegratoren von DMS-Lösungen zum Teil nicht ganz einfach, da es keine „sichere“ DMS-Software gibt. Die meisten Programme lassen sich aber so einrichten, dass Sie die Anforderungen erfüllen, sofern die Einstellungen in der Software korrekt vorgenommen werden, eine Verfahrensanweisung die sichere Handhabung beschreibt und die in der Verfahrensanweisung beschriebenen Prozesse auch tatsächlich in der Praxis gelebt werden. Wir unterstützen die DMS-Kunden dabei, Gewissheit zu erlangen, dass ihr System die rechtlichen Anforderungen gem. GoBs, GdPDU, AO und sonstiger einschlägiger Rechtsvorschriften erfüllt. Die ist für unsere Kunden sowohl im Sinne der Innenrevision und Datensicherheit, als auch im Hinblick auf mögliche Betriebsprüfungen oder Beweissicherungsverfahren von Bedeutung. Gemeinsam mit unserem Kooperationspartner, der angesehenen Münchener Wirtschaftsprüfungskanzlei HPH & AH (Halmburger), erstellen wir für unsere Kunden Verfahrensdokumentationen, beraten die Kunden bei der Absicherung Ihrer Systeme und Prozesse, führen eine Sonderprüfung durch und bestätigen die Einhaltung der oben geschilderten Anforderungen durch ein WP-Testat. Ergänzend hierzu bemühen wir uns, nach erteiltem Testat, um eine Anerkennung der digitalen Eingangsrechnungskopien beim jeweils für den Kunden zuständigen Finanzamt, da diese Dokumente gem. USt-Gesetz ausschließlich im Original aufzubewahren sind und eine unerlaubte Vernichtung der Originalbelege schädlich für die Vorsteuerabzugsfähigkeit sein könnte. Nutzen der Zertifizierung Bei der Jahresabschlussprüfung können/müssen die Ergebnisse der Sonderprüfung vom für die Jahresabschlussprüfung zuständigen Wirtschaftsprüfer übernommen werden. Dies spart dem Unternehmen Zeit und Kosten bei der JA-Prüfung. Das Unternehmen geht im Sinne der internen Revision sicher, dass die Prozesse und Systeme vor Manipulationen von Innen und Außen abgesichert sind. Das Unternehmen bekommt bestätigt, dass alle relevanten gesetzlichen Anforderungen von der eingesetzten DMS-Umgebung erfüllt werden. Das Unternehmen erhält mit dem Testat eine gewichtige Argumentationshilfe gegenüber dem Finanzamt, um eine Anerkennung seiner digital archivierten Eingangsrechnungen als Ersatz für die (evtl. bereits vernichteten) Originalbelege durchzusetzen.</p>
<p>Computer Bauer GmbH Lerchenweg 2 D-85609 Aschheim bei München Telefon +49 89 991497-0 Telefax +49 89 991497-10 eMail info@computer-bauer.de Geschäftsführer Mathias Bauer Steuernummer 808/36254 © Copyright 2004 Computer Bauer GmbH. </p>
<p>Computer Bauer ASP Services GmbH Lerchenweg 2 D-85609 Aschheim Telefon +49 89 991497-11 Telefax +49 89 991497-10 eMail info@computerbauer-asp.de Geschäftsführer Mathias Bauer Steuernummer 808/36213</p>
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