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Sie starten in den Urlaub und wollen eingehende E-Mails automatisch an einen Kollegen weiterleiten lassen? Oder Sie möchten, dass nur Nachrichten mit einem bestimmten Betreff oder von einem bestimmten Absender weitergeleitet werden?

Starten Sie Microsoft Outlook und klicken Sie auf „Datei“. Nun wählen Sie „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“. Klicken Sie auf „Neue Regel…“, um eine neue Weiterleitung einzurichten. Nun wählen Sie aus der Liste „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“ im Bereich „Regel ohne Vorlage erstellen“ aus.

Klicken Sie nun auf „Weiter >“. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, die Kriterien für die Weiterleitung der Nachrichten festzulegen. Sie können einen bestimmten Absender oder Betreff angeben, bei dem die Weiterleitung erfolgen soll. Falls Sie alle Nachrichten ungefiltert weiterleiten möchten, wählen Sie hier einfach keine Option aus und klicken wieder auf „Weiter >“ und bestätigen mit „Ja“.

Wählen Sie im nächsten Schritt den Punkt „diese an einer Person/öffentlichen Gruppe weiterleiten“ aus. Klicken Sie danach bei Schritt 2 auf „einer Person/öffentlichen Gruppe“. Nun wählen Sie einen Kontakt aus, an den Ihre E-Mails weitergeleitet werden sollen, und übernehmen diesen mit einem Klick auf den Button „An“ in das enstprechende Feld. Bestätigen Sie mit „OK“ und anschließend wieder mit „Weiter >“.

Im abschließenden Schritt haben Sie die Möglichkeit, Ihre Regel noch einmal einzugrenzen. Wir empfehlen weniger versierten Anwendern, die ausgewählten Optionen unverändert zu lassen und auf „Weiter >“ zu klicken. Um die Regel-Erstellung abzuschließen klicken Sie auf „Fertig stellen“. Nun werden alle eingehenden E-Mails, die den definierten Kriterien entsprechen, an den gewählten Kontakt weitergeleitet.

Wenn Sie die Weiterleitung beenden wollen, rufen Sie über „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ wieder den Regelassistenten auf und löschen die Weiterleitungsregel.

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Sommerzeit, Urlaubszeit. Geht es Ihnen auch so, dass Sie jedes Mal wieder vor dem Start in die Ferien suchen müssen, wo und wie Sie eine Abwesenheitsnotiz für E-Mails einrichten können?

Öffnen Sie Microsoft Outlook und klicken Sie auf „Datei“. Wählen Sie „Automatische Antworten“ und aktivieren Sie „Automatische Antworten senden“. Sobald Sie mit „OK“ bestätigen, ist ein Autoresponder aktiv, der alle eingehenden E-Mails mit einer automatischen Nachricht beantwortet. Diese Funktion ist nicht nur für Abwesenheitsnotizen nützlich, sondern auch für Empfangs- oder Bestellbestätigungen.

Bei Abwesenheitsnotizen für die Urlaubszeit empfehlen wir Ihnen, einen Zeitraum festzulegen, in dem die automatischen Antworten aktiv sein sollen. So können Sie Ihre Abwesenheitsnotiz rechtzeitig vorbereiten, ohne dass sie sofort verwendet wird. Zudem können Sie nach dem Urlaub nicht mehr vergessen, die Abwesenheitsnotiz zu deaktivieren.

Sie können unterschiedliche Nachrichten für Kontakte aus Ihrer Organisation (Kollegen, die zum Microsoft Tenant Ihres Unternehmens gehören) und für externe Kontakte vorgeben.

Über den Button „Regeln“ links unten haben Sie zusätzliche Möglichkeiten. Zum Beispiel können Sie eine E-Mail-Weiterleitung an einen Kollegen während Ihrer Abwesenheit einrichten.

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Das Terminbuchungs-Tool von Microsoft 365, Bookings, ist um ein praktisches und lang erwartetes Feature gewachsen: Multi-Staff-Buchungen. 

Das bedeutet: Eine definierte Gruppe von Mitarbeitern muss Zeit haben, damit Bookings einen Termin zur Buchung anbietet. Damit wird es z.B. möglich, Termine über Bookings bereitzustellen, bei denen ein Vertriebsmitarbeiter und ein Techniker Zeit haben müssen oder ein Partner sowie ein Steuerberater in einer Kanzlei.

Um diese Möglichkeit zu nutzen, muss lediglich auf der Registerkarte, auf der die Mitarbeiter einem Dienst zugeordnet werden, die Option „Mehrere Mitarbeiter“ gesetzt werden. Anschließend kann eine Mitarbeitergruppe als Voraussetzung für den Termin ausgewählt werden.

Sie haben Fragen zu den Einsatzmöglichkeiten und der Konfiguration von Microsoft Bookings? Wir helfen Ihnen gerne weiter!